HR的时间管理法则:做一个有空喝茶的HR!

首页 > 其他   发布机构: 大中华HR精英俱乐部  2019-11-15 08:01

做一个有空喝茶的HR!

你的工作是不是像119或120一样,刚解决完一件事,马上又来了一个,然后一天就在一个又一个紧急事件中过去,每天疲惫不堪。而同样一个岗位,有些人却能从容处理问题,甚至还有时间喝喝茶,而且还被老板另眼相看,就问你气不气,羡慕不羡慕?

一个是每天忙于工作的HR,另外一个是处理完工作有空喝喝茶的HR,你觉得哪一个最有可能被升职加薪。

真实情况是,喝茶的HR胜出!

如何做好时间管理?

如何做一个有空喝茶的优秀HR呢?一个优秀的HR,必然是能够高效工作的HR,也必然是有时间去思考工作的HR。如何才能做到这样呢,做好工作时间管理是必不可少的。

至于如何做时间管理,这里举一个小故事相信你能有启发。

老师在桌子上放了一个玻璃瓶,然后拿出一些鹅卵石放入瓶子中,放完后问学生:“你们说这个瓶子满了吗?”,“是。”所有的学生都回答。老师笑着又拿出一袋沙子,慢慢倒进罐子里,然后又问学生:“现在呢?” “没有满!”一部分学生说。

“是的”,老师又拿出一大瓶水,缓缓倒进看起来已经被鹅卵石沙子填满的玻璃瓶。

如果你认为这个故事是教你如何在有限的时间里挤时间出来,那就大错特错了,更深一层的理解应该是:如果你一开始不把最大的鹅卵石放进去,而是选择先倒水或者沙子,后面就没有机会再把鹅卵石放进去了。

而如何做才能有效的进行工作时间安排,进而获得最优的工作效率,给自己留点时间喝茶呢,如下的两种方法你值得拥有。

时间管理工具一

事件四象限区分法

人讲事分轻重缓急,教育我们先处理重要的、紧急的事情。而现代时间科学管理中也用到了相似的时间四象限管理法,根据工作的紧急及重要性,对工作进行分类处理,划分为四个象限。

区分事情的轻重缓急,是做好工作时间管理的第一步也是重要的一步。有同学会问,我分不清事情是重要或者紧急的怎么办呢,两个建议:

1.找上层管理人员商谈,确认是否紧急及其重要性。

2.看如下原则 :

然后根据其紧急及重要程度,有选择性的进行处理。

  • 重要且紧急的:别废话马上处理,火烧眉毛的事不马上处理会越来越严重。

  • 紧急不重要的:可以让他人处理的让他人处理,不能马上处理的放一下之后处理也没有太大问题。

  • 重要不紧急的:做好计划,但不处理之后就会越来越急,做计划时注意设定截止日期Deadline。

  • 不紧急不重要的:处不处理无所谓,有空处理作为休闲。

时间管理工具二

待处理事项Checklist /清单

有句老话叫什么来着:“别看今天闹得欢,小心将来拉清单”,为什么怕拉清单,因为拉清单可以一项一项的进行清算。拉清单,即checklist法,确实是解决问题的好方法。Checklist、即事项清单,是提高效率,减少错漏的必备良器,工作中如果能养成利用Checklist的习惯,花费时间不多但效果巨大。

Checklist可以按照时间顺序,也可以按照重要程度进行排列,当日处理事项时可以逐一按照顺序进行。

通过使用Checklist,把自己在一天内要做的每件事情都记录下来,这样做好处有如下四点。

  • 首先能让你明确自己当日要处理的工作目标,不必东忙西忙无头苍蝇一样。

  • 其次可以加强记忆,不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住,一般忙起来后总会有遗忘,Checklist可以有效的帮助你避免遗漏。

  • 第三当你看到自己的checklist上列举的事项后,可以加强时间紧迫感,提高工作效率。

  • 第四保留了当日的工作记录,后期完全可以作为工作日志保管,方便后期查看之前做过的事项,进行改善及提高。

日常可以按照如下的步骤进行使用,也可以称为每天10分钟法:

1. 每天开始工作前,花费5分钟总结当日要处理的事务,按照时间顺序或重要程度顺序进行排列。

2. 处理完毕一项,就在该事项上做标记或划掉这一事项。

3. 每天下班前,花5分钟总结当天的工作,将未完成或需要继续处理的工作列入次日的工作计划中。

……

简单来说,就是把要做的事列举处理,逐一处理即可。很简单,但是实际使用下来效果很明显,通过checklist,可以及时的把到处忙碌的工作线拉回正轨,从而提高效率。

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