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企业知识管理的目的与意义
2011-11-14 打印本页
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知识管理是一个日新月异的领域,是组织运用其知识或智力资本产生财富的过程,其目的地在于帮助企业管理者理解我们生活的新环境并明白其意义所在。“知识管理”作为一种新兴的管理体系,尽管还不很成熟,但可以预言,在市场全球化、一体化的明天,在即将来临的知识经济时代,它必定是企业最重要的管理工具和管理内容,谁不掌握它,谁就必将被时代所淘汰!

知识管理 (KM,KnowledgeManagement)是网络新经济时代的新兴管理思潮与方法,管理学者彼得-杜拉克早在一九六五年即预言:「知识将取代土地、劳动、资本与机器设备,成为最重要的生产因素。」受到1990年代的资讯化蓬勃发展,知识管理的观念结合网际网络建构入口网站、资料库以及应用电脑软件系统等工具,成为企业累积知识财富,创造更多竞争力的新世紀利器。

知识管理其实是一个比较新颖的管理理念,随着国内外企业知识管理的普及和实施,越来越多的人们真实接触到了km(knowledgemanagement)系统,体会了其中三味。对于大多数国内企业来说,业务复杂度和成熟度远不及世界500强,同时IT系统也远不如500强们完善。那么,我们在制定自己的知识管理战略时同样也要考虑针对各自的行业特征、企业实情进行适应性的取舍和应用。

管理大师德鲁克认为:"21世纪的组织,最有价值的资产是组织内的知识工作者和他们的生产力。"著名企管专家谭小芳老师表示,对于组织和个人,知识管理(Knowledgemanagement,KM)都已经成为伟大机遇和挑战。在大学学历越来越普遍的今天,个人知识管理是每个知识工作者打造自己的核心竞争力和提高自己的有效手段,对自己的知识进行有效管理有使得自己能够在职场中游刃有余,从而最终提高自己的竞争力。

个人知识管理的实质就是在于帮助个人提升工作效率,整合自己的信息资源,提高个人的竞争力。我们如果能在日常的工作中更加有意识的对个人知识进行管理,那么个人知识管理是一件很简单的事情。知识管理专家谭小芳老师认为,这里的个人知识管理的实施是基于以下两个原则:

第一、简单有效原则。期望个人能够根据我们描述的个人知识管理实施方法可以独自实施对自己的知识进行管理,这种管理的效果让自己可以感觉到。

第二、经济原则。个人知识管理的实施不需要你额外去投资什么(不需要投入很高的成本),以利用每个普通人能得到的工具为主。

应该说,在没有正式提出知识管理的大概念前很多机构早已实施了知识管理的实质工作,比如文档标准化、流程标准化、内部培训计划、项目在职指导计划等等。因此,没有系统,照样可以KM,比如师徒(隐性-隐性)、总结报告、优秀事迹等等。但是如果有了系统,的确能提高知识管理的效率。但最终知识管理不是“管理知识”,本质上是“管理”。个人知识管理也遵循知识管理中的普遍规律,但它又有自己的特点:个人知识管理的知识的获取、存储、利用都是我们自己个人。任何要想实施好个人知识管理工作,都要加强下列三项修炼:

第一项修炼:构建自己的学习网

第二项修炼:构建自己的知识系统架构

第三项修炼:对知识的有效利用

知识管理的概念在国内越来越热,有越来越多的企业和机构开始关注知识管理,并进行了一些尝试和实践,比如移动电信、金融证券行业、房地产等行业的先进企业。然而,谭小芳老师在咨询和培训的过程中,也了解到——大多数企业的知识管理还停留在文档管理的层面上,还有一些企业刚开始上知识管理系统的时候热热闹闹,后来却雷声大雨点小,慢慢地就没有人再使用建成的系统了。很多企业只是把它当作当年的电子商务一样,从面子上提升企业的等级而已。

比如,我所知道的一个大公司创建了RollsRoyce知识平台——一个真正的技术杰作。但是,每个人都只是热衷于系统的设计,丝毫不关心体系究竟如何运行,体系究竟能够解决什么问题,以及如何把体系与公司的技术战略进行有效整合。最后,体系根本无法跟上瞬息万变的商业变化,更无从满足个人用户的需求,于是每次的系统升级都成了一项十分让人望而生畏的任务。

要知道,知识管理并不是在维护一个古老过时的数据库——知识管理应该是培养一种健康的环境,身处其中的员工会问诸如此类的问题:“有谁知道……?”“谁能帮我?”也就是说建立一个开放的体系,鼓励员工之间相互交流,创造员工交往的机会。

谭小芳老师认为,在知识管理体系与内容整理同步推行的同时,还需要明确一点:知识管理的推行工作从本质上讲是一种“变革”,是对现有工作习惯的一种改变。员工在这个过程中的积极性是左右知识管理推行的关键因素,要从员工角度,转变促成知识管理。因此,为了更好的推行知识管理,让内部员工更快地接受知识管理,对待这种变革,可以从四个方面考虑:

1、对待知识管理的敏感性。每个员工对于知识管理的理解可能不同,因此,在知识管理项目之初,要向全体员工说明知识管理的目标、愿景、主要工作内容以及对个人的影响(正面效应及负面效应)等,降低对知识管理的敏感性(抵触情绪),从而增加知识管理的透明度。

2、对员工能力的综合评估。知识管理能否顺利推行下去,关键是看员工的能力能否实现所设定的目标。比如,对一个认为知识管理等同于文档管理的组织而言,希望在短短时间内,把所有“老法师”(资深员工)的经验全部发掘出来,那是不现实的。

3、强调义务与职责。从变革管理的角度看,行为的改变才能够促成态度的改变,由外部的约束、刺激、激励来推动知识管理的工作变成内部自发的来进行知识管理。这第一步就需要使用相关的制度/措施来保证这种转变。整个制度/措施集合应该包含三部分:日常管理制度、激励考核制度、支持制度。

4、承诺与业务流程/实际工作结合。通过员工的“承诺”,或理解为将成果固化到业务流程中,实现知识管理成果与实际工作的紧密结合。比如类似于“项目结束后要完成知识地图”之类的制度约束,真正实现知识管理与流程管理的结合。

有的企业说,如果把知识管理简单的看为文件、知识的搜集与总结,那么很多企业都在很久以前,甚至于还没有km的提法之前就做过。打个不好听的比喻,马戏团的狗熊、猴子也会做"知识"和"经验"的总结,它们知道怎样才能让管理员给它们好吃的,或者怎么做才能吃到想吃的东西,但是它们不会变通与创新,所以他们永远是狗熊和猴子。如果企业不把km作为创新的基础和前提,作为增强竞争力的手段,那么km永远是一个吃力不讨好的东西。说到底,km最终是对人的管理,是发掘人潜力,联合创新的管理,先进的系统只是提供便利管理的手段,而不是核心。

在实践中,我发现——企业里,如果你真想做点实事,就不要先给自个儿戴高帽子,在没干以前就嚷嚷着"要知识管理"的人往往什么都管理不了。而是把大帽子(诸如"知识管理"这样的大口号)分解成一系列小事情,例如,文件格式规范化管理就是其中之一。默默地做成每一件小事情。当上级要你的述职报告时,你才能将"知识管理"这样的大口号写上去。如果你有幸拿到了奖金,一定要和相关人员分享,否则你下次就什么也干不成了。

总之,谭老师建议各位在实践中可以总结自己有效的方法,并多交流,促进自己拥有知识的充分利用,只有这样才能真正提高自己和企业的知识管理能力。



 

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