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我们可以这样开会议
2012年12月刊 工作坊

无论是会议的组织者还是参与者都在为会议的低效和高昂的开销而苦恼。资深会议技术咨询顾问预测,由互联网与移动技术进步所带来的种种创新将为会议的设计与服务的传递带来全新的面貌。

技术创新带来更低的成本与更强的灵活性

对策划者而言,现今有很多免费的、免费增值的、低成本的、或是自助的选择,给会议带来更低的成本与更强的灵活性。

ContactContact新推出的在线会议注册(Online Event Registration),起价每月20美金,只相当于典型在线注册的成本。

Guidebook提供了一种免费的会议自助手机导航应用程序,平均每次会议能达到500次下载量。

Google Hangouts On Air提供免费的多点视频会议、流媒体和录制服务。通过On Air,视频聊天发起人能够向众多公众进行视频广播,数百万人可以点击进入在线观看。

随着科技的发展,从最初的会议策划到最后的传递,制作并传播视频的成本已经大大地降低了。BOBtv(Best of Business Television)是一个专门为节庆事件和相关协会所设计的全球在线节事平台。它创建了一种标准化的方式,让节庆事件(当然也包括会议和展览)的视频内容能够传达给遥远地区的与会者,可以直播,也可以点播。

无纸化会议文件夹成为现实

纸质版的会议日程、展览手册及会议记录已经过时了。这些厚重的册子中,信息都是静态的,即无法更新,也不方便使用者搜索内容、印制成本高昂。

会议人员都在将他们那厚重的会议大部头换成苗条轻巧的iPad或其他平板电脑。这些设备重量轻、携带方便、信息即时,并具有GPS功能和高分辨率的大屏幕。

各种免费或低成本的移动应用程序,可以使访问、编辑会议相关文件十分方便,而且具有可交互功能。我可以在这里给您列出许多有用的模型,包括免费/免费增值的(GuidebookLeebug),需要场地的(SwiftMobile)等。

EventPilot在它的应用程序中为与会者提供可以查看、做笔记、保存展示幻灯片海报及其他文件的功能。它可以促进了听众参与、内容记忆,也同时减少了纸张的使用。

NiceMeeting, MyThoughts以及其他程序可以建立本地Wi-Fi服务器来向与会者的iPad和平板电脑传送展示的幻灯片。这些展示管理工具还提供投票和堂上问答等功能。

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延伸阅读:

 《人力资本管理》
出版周期:月刊(全年12期)
出刊日期:每月8号
国际刊号:ISSN 2095-8404
国内刊号:CN31-2102/F
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