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ATS项目的成功关键
2008-06-10 打印本页
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MrTed China - Edward Lee / 太德软件 - 李海俊

1.  ATS (Application Tracking Software/System/Solution) 现状:

ATS (Application Tracking Software/System /Solution) 求职跟踪软件/系统/解决方案,正悄悄地进入我们的招聘管理体系中,ATS是Talent Management人才管理的重要部分,是人才管理的最前端,它很大程度上决定了整体人才管理的水平。

数以万计的还没有建立完整ATS概念的企业或人才供应商,至少建立了自己的人才库,并能够实现部分的招聘记录功能,但这还是ATS的初级阶段。

众多500强企业早在若干年前已经建立ATS的,更多可能是由于全球ATS的统一部署,因为总部需要了解全球每月入职的新员工。而在中国,由于人才市场、人才中介机构基于互联网的应用或接入并不普遍或成熟,他们的ATS使用过程曾经或正经历一些“痛苦”。

我们要把e-Recruiting 和 ATS分开来看,人才网站可以是e-Recruiting, 但不是ATS。手工的EXCEL招聘管理系统也不是ATS,因为它不能够把涉及各个角色间的各个招聘环节之间的数据自动更新。

简而言之,ATS应该关注从吸引候选人到入职的整个过程的管理,而并非只是Sourcing 或Selection。对于小规模招聘而言,e-Recruiting可能已经能够满足你的要求,但大规模招聘,您还是需要ATS的,不管是采购还是自主开发。

2. 关键因素之一:专人专项专用资金

你无法想象一个忙于50个职位招聘的人可以管理好ATS项目,因为他的精力太过分散,无法统筹招聘所覆盖的区域的系统架构与流程,更不可能给予内部的系统使用者足够的支持。当内部的系统用户感到失去支持,孤立无援,对于项目经理或您自己,已经无法缓和内部的巨大矛盾,一个可以绵上添花的系统会很快变得画蛇添足。据统计,一个好的系统实施可以使用运作提升高达300%的效率,而坏的实施将降低50%的效率,这样的损失不是50个职位招聘的贡献所可以弥补的。所以答案很清楚了,专人专项很重要。

对于那些预算已经得到全球或全部总部批准企业,很幸运,您只需要物色一位合适的项目经理即可。

对于大多数大规模招聘的企业,招聘的成本往往高达数百万或几百万,但由于对ATS没有概念,或担心项目的风险,企业往往很难再申请另一笔巨额预算来做ATS,但您就必须从现有的预算中,拿一部分钱出来,由专人来负责项目,拿出来的原因就是你可以少投入大产出,从而节省成本,原因包括:

 ● 系统的渠道分析功能将帮你找到最好的合作伙伴,而放弃低效低能的供应商从而节省成本;
 ● 系统的运作可以省去您的招聘团队大量繁琐的手工作业,这帮你节省了劳动力成本;
 ● 还有建立统一人才库,可以帮你不需要发布某些职位而直接找到合适的人,无论在费用或是时间上,均帮你节省成本;

3. 关键因素之二:管理变革的能力

招聘很多时候被看作不需要变革,招聘难度加大也可以通过增加招聘渠道和增加招聘人员来解决。但ATS项目实施的重点目标并非只是将人招到,而是用最低成本,最快速度、招到所需要的最合适的人才。

要招聘成本最低,必然要去客观分析团队的招聘绩效和渠道的有效性,低绩效团队显然增加招聘经济成本与时间;要速度最快,那么最好这类人都有了人才储备库,以及招聘信息及反馈信息在整个流程中的自动地快速传递;要做到最合适,就需要根据企业标准能够自动分类、筛选、评估和回复!

因此我们发现,招聘管理是极需要变革的一项工程,ATS是建立这一变革的平台。它帮你梳理整个招聘的流程;管理所有的招聘渠道;建立具有标准化的格式,但个性化资质的人才库;分配所有招聘人员的工作;将招聘信息在人才中介、招聘团队、部分经理,候选人间快速地流转,甚至自动化处理。也提供到入职为止所有数据的统计报表。

跨公司或业务单元业务整合与统一,是需要变革的勇气与能力的,这与ATS平台没有关系。放弃旧模式,运用新系统,所有的一切都要从头学起,对招聘团队的成员也可能将有不同的分工,甚至需要建立新的团队,影响到HR的组织架构和人才的职涯发展,而ATS的平台一旦建立,不可能轻易调整,更不可能被迅速放弃,那么这必然是一个自上而下的项目,需要作为HR的管理者亲自协调并管理资源。

项目经理需要耐心地收集信息,听取建议,最终把能够形成统一标准的部分在ATS中建立起来以备共同遵守和分享,而对于不同公司或业务单元间的个性化需求,则通过ATS中权限的设定赋予他们在统一标准环境下的创新或应变能力。比如整个集团的招聘流程标准化成5步,每个子公司必须更新标准的5步信息(有的步骤内容可以为空),但每个步骤中又有可增加的子任务,那么对于流程特别复杂的职位而言,依然可以通过这一功能增加个性化步骤。

4. 关键因素之三:项目实施的先后顺序

ATS项目的实施并不简单,因为它涉及到所有招聘渠道的管理,所有招聘人员的工作内容,所有简历和面试信息的统一存贮与备查,还有近乎万能的报表系统,仅是招聘渠道这一项就包括内外部招聘数十种。所以您不能规划一个太长的计划,从而使成功的实施变得遥不可及,项目成员也会变得消极彷徨,而是应该有一个循序渐进的项目规划,从易到难,从小到大。“易”指在你的管理级别是能够掌控的,参与人员是容易理解的,“小”指小投入,小范围。那些虽然很急迫,但难度很大的项目应该三思而后行,因为它一旦不可控制,希望马上会变成风险或危机。

大多数ATS在实施后的困惑是它缺少简历资源,因为它只是一个平台而已,这就造成系统的使用率非常低,因为招聘人员通过人才网站后台能够搜出100个,但ATS中却只有2个。所以您应该考虑如何提高ATS的实用性。比如一个叫“简历通”的软件,可以自动整合所有主流人才网站的简历和特殊格式的简历,并转换成您需要的格式,再导入到ATS中,从而一下子建立了ATS庞大的人才库,提高了ATS的实用性。这就减轻了ATS项目经理的压力,因为这时候大多数招聘人员愿意主动地使用ATS了。

就中国目前为止的ATS项目实践来看,渠道整合依然是项目的重中之重,所有的Tracking都必须建立在所有资源All In One 的基础上,否则最终的Report就失去了意义。特别对于大规模的企业,渠道整合的优势十分明显,表现为:

 ● 集团统一采购可以降低采购的成本;
 ● 简历资源的整合不仅丰富了候选人资源,而且Candidate Relationship Management可以提升雇主品牌和美誉度;
 ● 渠道管理还可以加强渠道间的竞争关系,从而使您可以获得最佳的服务质量。

对于雇主品牌已经很强的企业,可能你并不在意渠道的整合,因为你每次都能收到足够好足够多的简历,你甚至也不保存简历。那么我相信你会面对招聘成本的压力,因为你的老板会说“我们公司这么强,为什么还要花那么多钱招聘?”,因此,招聘渠道的整合依然是重要的,比如您应该建立一个很棒的企业官方招聘专栏,还有不错的内部招聘或内部举荐网,这都是低成本的渠道,您整合了吗?

5. 关键因素之四:ATS的供应商选择

一个看起来很小的ATS软件市场,已经涌现了很多上市公司,很多著名的ATS供应商正来到中国,将全球的ATS经验带到这里,当然,这些国际化的经验在中国是否适用,还有待我们大家去验证!

作为MrTed China的创始人,我不想鼓吹自己的东西有多好,因为我无法洞察所有同行产品的优点或缺陷,更不能通过一两个成功或失败的项目,来评论谁优谁劣。我只想给出几点由衷的建议:

 ● ATS软件与本土人才网站的整体性是否成熟和稳定,否则系统只是折了翅膀的鸟;
 ● ATS供应商的项目经理的背景:他/她应该是具有丰富的ATS知识,招聘经历和企业管理经验,这决定了他/她是否可以和你快速找到适合您的最佳实践,并和你共同管理好大跨度的项目;
 ● ATS供应商的团队在中国有过多少项目的实施经验,不仅是成功的,更需要失败的,因为失败的教训可以帮助我们共同更快地走向成功;
 ● ATS供应商的后续支持能力。

根据对众多企业的专访,我们发现所有ATS都有不尽人意的地方,关键在如何改造ATS平台以适合自己所用。我个人认为不存在完全好用的ATS,也不存在一无是处的ATS,采用何种ATS,除了上面的建议,您应该很清楚自己最需要ATS中的那种功能。如果你对ATS并不了解,那么你不应该先去选择ATS,而是找一些专家去沟通,把要达成的目标列出来,然后找一个最贴近你的需求的ATS供应商合作。

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