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宏景机关事业e-HR解决方案
2012-05-22 打印本页
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        随着新《公务员法》的贯彻实施以及事业单位体制改革的不断深入,如何更好地选拔人才、培养人才、激励人才;如何实现科学化、精细化管理,如何提高管理效能,对机关事业单位传统的人事管理工作提出了新的挑战。

  存在的主要问题                                                                                       

  机关事业人事管理存在的主要问题可归纳为以下几点:

  1、很多机关事业单位人事管理相关业务处室众多,人事管理按职能“条块分割”的现象比较严重,各方面的人事信息难以有效集中、实时共享。

  2、审批等人事流程业务环节多,办事周期长。还会涉及很多表格资料,过程比较复杂,不容易进行跟踪和监管。

  3、纸质为主的档案文件管理也有诸多的不便。基层单位和个人很难在第一时间获取所需信息。

  4、由于没有有效的人事管理信息系统辅助管理,每月人事档案、工资、报表等繁琐的事务性工作,耗尽大量的时间和精力,难以投入到从事人才的激励、考核、开发等工作。

  5、一些单位开始引入绩效考核,考核的工作强度决定了考核频率的有限性,基本是一年考核一次,由此而带来的近视效应等问题愈发突出,使考核的公平、公正受到质疑。

  6、单位的领导在进行人事决策时,不容易取得及时的统计数据和深入的图表分析,影响了决策的时效性和科学性。单位的职工也难以随时了解与自己相关的人事信息,对人事服务满意度较低。

  改进方向

  基于对机关事业传统人事管理存在问题的分析,解决这些问题,宏景认为至少要借助信息系统实现以下管理方式的转变:

  1、人事信息由分散管理转变为集中管理,建立统一的人事信息数据库,为各级领导、人事工作者方便、快速、准确、全面地提供人事信息。

  2、实现人事统计信息的自动生成和汇总,使人事信息由传统的手工处理转变为计算机处理,由单机应用转变为网络化应用,实现网上自动生成和网上填报,提高数据的准确性和时效性,同时大幅度降低统计成本和统计人员的工作负荷。

  3、根据机关事业单位管理规范,建立人事综合职能管理系统,实现编制、调配、职称、考录、工资、考核、任免、离退休等人事业务的计算机网络化管理,提高工作效率与质量。改变传统业务处理方式速度慢、效率低的弊端。

  4、实现人事审批等业务流程电子化,在系统中方便地跟进审批等业务进展,对人事流程的每个环节进行追踪管理,提高工作人员的办事效率,优化业务流程。

  5、利用信息技术对绩效考核情况、人才结构和能力水平进行深入分析,为上级领导和人事部门在进行选拔任用等人事决策时提供可靠的数据支持。

  要实现上述转变,保障机关事业单位的人事管理方式变革得以落实和执行,必须借助e-HR这一信息化系统来实现。

  (一)整合单位人事信息,打造一个信息共享的网络平台

  利用e-HR人事系统构建单位人事信息数据库,按照管理范围组织层级,授予相应的权限,对人员的基本信息进行全方位、深层次、多角度的查询与分析,相关领导能够对单位的人才状况和人才的分配、使用情况更加准确的掌控,从而挖掘本单位人才潜力,进一步从整体上进行组织机构与人员配置的优化,将合适的人安排到适合的岗位上,同时,包括高层领导、人事部门领导、各部门领导以及职工都能够从这个平台上获取自己所需要的相关信息,促使全体人员都够参与到单位人事管理当中来,在很大程度上减轻了人事部门在事务性工作上所花费的时间和精力。

  (二)业务流程电子化,架起全面人事管理沟通的桥梁

  通过eHR系统建立单位的电子化业务流程平台,将人事管理业务流程通过信息化平台管理起来,然后对各级管理人员、人事业务人员和广大员工进行授权,使人事审批等业务办理可以不受时间和地点的限制,在这个过程中,以往业务流程中不合理的环节也会随之暴露出来,可以重新加以优化,使人事业务流程与单位管理实际更充分地整合。

  (三)运用薪资系统,高效完成晋级晋档调资等劳资工作

  机关事业的晋级晋档工作需要套用很多条件和复杂的计算,费时费力,效率低下,极易出现偏差和失误。利用人事管理信息系统处理后,对于职务变动引起的工资变动以及每年按期晋升薪级工资,只要使用预先定义好的模板,即可自动计算出变化后的职务工资、薪级工资等,包括“双肩挑”的情况也可以使用相关模板自动计算出结果,不再需要查阅相关的标准表和文件规定,大大提高了工作效率。利用e-HR系统,工资的核算、统计、发放等工作 “一键式”完成,对工资发放情况按照相应的统计规则进行统一的分析处理,生成各类工资分析报表,对工资报表和各种工资数据进行自动审核。同时,职工可以在自助平台上查看自己的工资表,结合自己的出勤情况与绩效考核结果,核对自己的工资。

  (四)运用绩效系统,让绩效考核轻松高效进行,结果更加公平,公正,具有公信力

  传统的考核模式,由于缺乏计算机的辅助,考核成本巨大,管理者不得不选取简单的考核模式,但简单的考核模式势必难以实现量化、多角度的衡量评价,过低的考核频率必然带来“近视效应”,“晕轮效应”等,再加上“老好人”等人为因素的干扰,考核工作的公平、公正很难保证。这些令管理者头疼的问题通过使用eHR系统就可以迎刃而解。运用eHR系统,可以在线完成绩效考核的打分,自动计算考核结果,还可以就考核结果进行多角度的智能对比分析,帮助领导选拔优秀人才;通过员工自助平台,员工还可以在线查询个人的绩效考核结果,员工的每一次考核结果都会记录在系统里,是优秀的,还是不能胜任的,通过系统一目了然,如有不同意见,还可以通过系统直接进行反馈,使员工及时了解自己的绩效情况。此外,系统后台的各项参数设置可以有效的控制“老好人”“泄私愤”等人为因素的干扰,使考核结果更加公平与公正。

  (五)运用培训系统,有效的管理和*大化的使用培训资源

  以往都是各部门、各下属单位各自规划培训体系,造成许多培训资源的浪费。事实上,所有的培训课程及记录都可以由相关人事部门进行统一规划及管理,统筹规划一个开放式的培训平台,将所有的培训资源、培训计划、培训教材、培训教师、培训场所进行统一管理,并把即将进行的培训课程发布到信息平台上,让全体职工充分了解这些信息,然后有选择性地去报名参加某些培训项目,并将培训效果及最终的评估反馈都记录在系统中。此外,有了这样一套信息化平台,培训的方式也可以有所变化,改变传统的课堂固定式培训,将培训资料及课件发布到网上,实现培训资源在全单位范围内的共享,达到价值利用的*大化,有效地解决了传统培训的诸多弊端,满足随时、随地、不同群体的培训需求。

  (六)多角度人事信息图表分析,为领导人事决策提供辅助

  通过eHR系统可实现对人事信息的全局把控,及时准确地完成各种人才状况的静态结构分析和动态趋势分析。及时准确地掌握单位的人才结构情况、变化调整情况,为单位各级领导和人事部门制订有关政策提供信息服务,为单位制订整体人才开发规划提供数据依据,在此基础上合理配置人才,充分开发和利用人才。

成功案例

  农业部

  农业部系统目前包括种植业、畜牧兽医、渔业、乡镇企业、农垦、农机化等几个领域,机关公务员共计500余人,部属事企业单位110家,职工2万余人。1998年,农业部机构改革,成立了人力资源开发中心,其中主要的职责就包括人事档案管理、人事统计和信息化建设工作。

  应用成果:

  1、早在2002年,农业部就在直属单位推广了宏景世纪软件公司的HRP系统;

  2、农业部部机关及下属单位利用HRP系统进行信息维护、干部任免、报表统计、工资管理等日常业务,大大的提高了工作效率;

  3、2006年,对原有的HRP系统进行升级改造,在宏景世纪B/S产品HJ-eHR4.0基础上,结合农业部人事司的部分需求开发完成《农业部人事管理信息系统》;

  4、B/S系统除了实现干部任免、人员查询、统计分析等日常人事管理工作外,还实现了员工自助、领导自助和出国政审等功能;

  5、农业部机关全体人员可以随时进行网络远程个人信息更新、查询、统计、表格下载、提交建议、浏览公告及规章制度,改善职工与部机关人事部门的沟通;

  6、部机关各业务处室以及部属事业单位通过此系统进行人员调入、调出、离退、干部任免、出国政审等业务的网上办理,规范了部人事司业务管理,达到了多部门协同工作,优化了管理流程。

  中国科学院行政管理局

  中国科学院行政管理局始建于1955年,是科学院院机关职能部门。1991年机构改革成为院直属事业单位。全局现有6个处室,10个二级单位,9家下属企业。

  背景:

  中科院行政管理局下属单位经营的产业以物业、文化传播和教育为主,还涉及综合服务、旅游、广告和体育健身等业务,分支机构众多,并且人员流动性大,在管理中,既有局机关对下属企业的集中化管理,又有各下属企业相当独立的管理。在这样的管理模式下,局机关对下属企业的所有人员信息无法进行统一管理,无法实时掌握各种人员变动,薪酬福利和绩效结果等数据,更无法利用数据开展更为科学的分析、决策。下属单位完全依靠手工和excel表格对人力资源进行管理,耗费大量的人力和精力,却又无法及时准确的把数据传递到局机关。

  应用成果:

  1、建立了统一的人力资源数据库

  以往,人事信息的完整和准确一直是中科院行政管理局没有很好解决的问题,由于中科院行政管理局下属单位人员庞杂,既有事业编制人员,又有按照企业方式聘用的人员,而且二、三级单位多,人员流动性较大。导致局人力资源部无法及时准确的掌握下属单位的人员信息和人事变化。为人事信息的统计照成的较大的困难,局领导也无法根据所掌握的信息做出准确的决策。

  通过e-HR系统建设,根据国家事业单位的人事管理制度和行管局自身人力资源管理制度,建立了一个涵盖全局所有单位的人力资源管理数据库。这个数据库既适应事业单位人事管理体系,又适应企业的人力资源管理。各下属单位通过网络接入到系统中,根据各种人事业务的需要,从不同角度对数据进行日常更新、维护,极大提高了数据更新的及时性和准确性。各级人力资源部通过系统进行统计、查询,全方位,多层次的掌握人力资源信息。

  2、实现了工资管理的信息化

  作为借鉴企业模式运作的事业单位,行管局拥有事业单位和企业两种工资模式,这为工资管理带来了很大的难度。以往,每一次对事业工资做晋级、职务晋升等变动时都需要耗费大量的时间和人力,

  在应用e-HR系统后,所有涉及事业单位工资模式的调整都由系统自动完成。每一次调资,系统将把需要调整的人员筛选出来,并把人员信息自动调入工资变动模板,变动模板通过已设定好的各种调资模式的计算公式,批量对需要调资人员进行调整,同时开可以打印出标准的调资审批表。

  在工资发放管理上,e-HR系统解决了局人力资源部对下属单位薪资管理中存在诸多的问题。以往,下属单位发放完工资后,以工资台帐和汇总报表的形式上报给局人力资源部,但台帐中的人员数据往往无法与人力资源部掌握的人员数据相吻合,并且数据上报不及时。通过使用e-HR,下属单位可以对不同类别的人员进行工资核算,大大提高了工作效率;完成工资发放后,可生成工资台帐和工资汇总,局机关人力资源部可以直接从系统中调出当月的工资台帐和汇总报表,从根本上解决了以往工资报表上报不及时的难题。

  此外,工资发放完毕后,e-HR可根据银行数据格式的要求,设计数据转换格式,直接取数生成银行报盘数据;并且可以自动生成个人所得税报税表,从而减少了财务人员的重复录入。

  3、实现了报表电子化

  局人力资源部的一个重要的工作就是汇总和填报各种人事报表。由于身兼事业单位和企业的双重身份。每年都要要填报事业单位人事统计年报、工资年报以及科学院人力资源管理年报。此外,下属单位每月还要上报各种人事管理报表给局人力资源部,这些工资以往都是通过手工完成,既耗费了大量的人力、时间,而且还无法保证统计的准确性。

  e-HR系统很好的解决了这个问题,通过系统的报表管理功能,各种人事统计报表可以通过人力资源数据库的数据自动生成,确保了数据的准确性,并且可以通过报表编辑进行反查、校验,进一步保证数据的准确度。下属单位可通过系统直接上报给局人力资源部,局机关只要在系统中对下属单位的报表进行自动汇总就可以完成整个报表的填报工作。系统还可以随时对报表的样式、计算条件进行修改,以满足实际工作的需要。

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