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你一定要知道的劳动力管理知识—ADP中国
2013-08-08 打印本页
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上篇——你一定要知的劳动力管理知识快览

前言

美国波士顿咨询集团研究曾显示:在员工数量、工作技能和工作质量不变的前提下,仅仅把员工的有效利用率提高2.2%,就可以使企业整体劳动生产率提升3.2%。于是,企业如何有效控制成本、降低合规风险、合理管理、高效配置劳动力资源,从而从整体上提高劳动生产率成为人力资源行业研究的重要议题。

显然,劳动力管理已成为企业快速发展的新引擎。劳动力管理究竟是什么,包含哪些具体内容,劳动力管理各部分的发展趋势如何,作为企业的人力资源工作者,需要进行全面的了解。

业内估计,工资总额的1.5%至10%花在了故意和失误产生的时间盗窃,美国企业每年在这方面耗费的资金达数千亿美元。任何有效的劳动力管理,其特征之一是能够解决时间盗窃问题。

其实,狭义的劳动力管理解决方案并不复杂,它就是通过记录时间和考勤事务、进行多样化劳动力排班优化,以及管理员工缺勤中所涉及的复杂性,并将其简化。在此过程中,研究者也发现,数据采集与员工自助服务均已成为劳动力管理技术变革的重要部分。

 

执行摘要

  • 劳动力管理是劳动力的资源计划,并通过自动化采集劳动力时间和任务信息,合理排班和优化调度,在正确的时间把正确的人安排到正确的岗位上。
  • 追踪时间是管理劳动力的核心。如果管理不善,将会浪费时间和成本,错失增加利润的机会。
  • 排班优化是一项精确的科学,准确的排班优化从准确的预测开始。
  • 雇主应全面地管理缺勤,减少缺勤成本。并将缺勤管理推向战略层次。
  • 生物识别技术作为一种数据采集手段,虽存在着一些迷思,但事实是基于生物识别技术的考勤解决方案几乎能杜绝代打卡现象,避免时间偷窃。
  • 员工自助服务能为企业带来一系列不可量化的利益清单

 

时间和考勤

是什么

时间和考勤管理是劳动力管理的基本内容,不管你是否承认,追踪时间是管理劳动力的核心。据了解,70%的企业采用了考勤钟或打卡机,但仅仅是用于考勤时间收集,而异常的处理、经理审批、数据汇总到应用规则进行薪资计算等环节则是脱节的,这样的方式造成了不及时、管理繁杂、效率低等一系列的问题。要解决这些问题,必须将手工和半自动管理转变为数据自动捕捉、能够自动灵活地运用规则、让员工和经理都能自助服务的自动化管理。

为什么

如何您无法有效控制员工的工作时间,那您可能无法控制您企业的工作任务。如果时间和考勤管理不善,将会浪费时间和成本,错失增加利润的机会。

    试想,一名人力资源工作者如果每月花大量时间用于收集员工的个人申请信息,一名经理人每月花费大量时间用于员工工作时间的审核,那人力资源工作者如何才能实现具有战略意义的人力资源业务伙伴,经理人又如何关注业务发展?

 

 

怎么办

  • 采用例外管理而不是检查每个员工的考勤卡。几分钟内,你就可以发现并纠正忘记打卡的考勤记录、回应休假请求、标记并批准加班
  • 让员工自助服务。让员工通过电脑或者劳动力时间管理系统终端查看应休的假期、申请休假和换班等
  • 实时访问劳动力数据并作相应处理。了解哪位员工将要加班,谁没有按时打卡,休息时间是否都休息了。由于所获信息是实时的,因此可以在必要时进行及时调整,而不是几周之后

排班优化

是什么

    排班优化是一项精确的科学,准确的排班优化从准确的预测开始。企业的劳动力排班和调度计划能够与生产需求相结合,并通过资源合理配置提高劳动力生产率。人力资源部门需要对劳动力进行有效的管理和调度,通过劳动力调度与生产计划相结合,合理配置劳动力资源,从而提高整体劳动生产率。

为什么

    要靠猜测来估计出一个班次所需员工的准确人数或者哪个员工最适合某个空缺班次通常充满复杂性,可能会造成人工成本失控、合规风险增高,甚至过度排班造成劳动力生产力低下。很多企业都存在排班过度与排班不足情况,过度排班,会降低员工的工作满意度,并给员工带来很大的精神压力,并给安全生产带来潜在的隐患。而排班不足,企业将可能面临无法履行订单合同的风险。

怎么办

  • 最繁忙的时间段安排最高效的员工工作。先进的劳动力管理工具不仅是简单地把足够数量的员工进行安排,而是能够确定并安排合适的员工当班,即在每个班次都安排有那种能够满足消费者高要求的员工。
  • 强大的劳动力整合分析能力是进行合理高效排班的必备工具。根据阿伯丁集团的报告:“平均来说,积极对劳动力管理数据进行报告和分析的企业整体业绩高于那些不进行报告和分析的企业,而且高得多。”报告建议:“操作性强的量化分析必然能指导企业将员工同适当的岗位、恰当的工作地点和合适的时间匹配起来。”
  • 自动化的优化排班工具。卓越的员工排班软件让人力资源工作者不再依靠经验猜想处理排班,以“宜家”收银台的优化排班为例。该企业员工排班系统的工作完全自动化。该系统会首先分析历史交易数据、预计销售数据、人员劳效标准以及员工可用性,之后生成各部门最优化的排班方案。

 

   宜家使用自助排班系统案例

    收款处成为尝试优化排班流程的起点。利用自动排版系统,每隔15分钟的历史交易数据、人员配置标准和卖场的预计销售数字都经由POS系统传输到软件供应商处。员工可用性和班次偏好的信息也被直接输入到供应商系统,这些都保证通过优化排班工具来产生各卖场的最为适合的班次。

    软件支持远程登录和卖场运营信息浏览。当个别部门没有严格执行优化排班时,人员配置不足或过度也能够及时被发现,这样经理可以立即采取补救措施。

    员工的个人偏好也成为公司排班时的考虑因素,一些不必要的班次被取消,这样通过排班就能反映出各卖场不同的销售环境。此外,如有需要“宜家”可以很容易地在部门之间,比如收款处和退货处调配员工。

小贴士:

如何实现将最高效的员工排在最繁忙的班次上?

第一步:确定为满足您特别价值取向的特殊班次,需要哪些技能、品质和培训经历。

第二步:细致地分析企业的劳动力情况。了解最高效最成功的员工具备什么特长,并为每种特长确定分值,为每位员工打分,那些评分最高的员工往往会被安排在最为必要的时间段工作。评分最高的员工被选拔出来帮助培训新员工,这激励了每次员工提高自己的评分。

第三步:在排班过程中将客户需求和员工特长结合起来。

缺勤管理

是什么

    缺勤管理系统的一般分为三个不同层次:事务性、分析性和战略性。事务性报告是时间和出勤的“平”报告,用于薪酬、审计和合规目的。在分析性阶段,管理人员开始挖掘的数据,不仅能明确缺勤的趋势,还能发现个人和业务单元绩效的趋势。通过将分析拓展到此战略层次,可最大限度提高缺勤管理的价值——通过叠加缺勤模式和趋势,可更好地管理基本业务目标,如销售、质量、利润、客户保留率等。

 

为什么

    任何一天,美国都会有大约3%~10%本应在工作中的员工缺勤。虽然很多旷工无法控制,但是准确的跟踪有助于加强成本管理。这些成本包括为弥补缺勤而维持过多的人员,雇佣工资更高的替代人员,或为现在人员的加班支付高薪。除了对成本的影响外,咨询公司美世的调研认为员工意外缺勤很可能会对企业业务运作会产生影响,统计显示:仅有14%的受访者认为意外缺勤对业务运作没有显著影响。而掌握全面信息的雇主能通过缺勤分析掌控公司流程,不仅能降低直接成本,还能将人力资本管理同企业战略目标相结合。强大的分析工具,加上经理能专注于关注更高层次的工作,不仅能让雇主以更全面地管理缺勤,还能减少缺勤和相应成本。

 

怎么办

    缺勤管理的目的在于降低因员工意外缺勤而导致的对企业业务的消极影响,如何降低这种消极影响,完善缺勤管理呢?第一步,是在整个公司中衡量和监测缺勤情况。此外,集中化和自动化的缺勤管理软件可减轻一线经理处理纸质文档的工作量,允许雇主从更宏观的角度考虑缺勤。第三,通过基于数据的规则引擎,可对工作的起始和结束时间、就餐时间和其他中断进行量化管理,雇主能有效跟踪加班和福利——如病假,年假和个人请假。最后,自动化可加快处理休假申请的流程,让经理能够检测到不寻常的缺勤模式,并展开调查、采取行动。

 

数据采集

是什么

    目前的数据采集设备包括胸卡和生物特征识别终端、电话访问和手持式终端设备等,都能够为增强的考勤管理解决方案捕获所需的信息。

众多数据采集设备中,生物识别技术被更广泛地使用,该技术也成为高效劳动力管理的高价值主张。生物识别技术是通过个人的身体或行为的唯一特征进行识别的科技。这些特征——指纹、虹膜、面部、血管图像、手形状、声音等——由专门的设备采集,并通过复杂的算法转化为数学表述或模板。最近,面部识别、血管模式(在手和手指部位)和语音识别也开始使用。

为什么

    劳动力管理过程中,人力资源工作者需要捕获劳动力信息,于是,数据采集成为劳动力管理的重要部分。现实的情况是,打卡钟和手写考勤卡的时代已经过去。技术引领我们找到了记录员工时间事务的更好、更智能和更简单的方法。

 

怎么办

无论以何种设备进行生物采集,成功的生物考勤设备的标准有:确认的速度、准确度、记录和使用的方便程度,以及高吞吐量。关于生物识别技术,仍存在着一些迷思,但事实是基于生物识别的数据采集设备几乎能杜绝代打卡现象,避免时间偷窃。

 

                  你需要解开的那些迷思

 

迷思

事实

生物识别技术不可靠

该技术在劳动力管理中应用超过十年,并证明有效

生物识别技术不具成本效益

生物打卡钟的投资回报:

  • 减少薪酬准备时间和人为错误
  • 取消考勤卡和胸卡支出
  • 避免实际工作时间和薪酬的冲突
  • 显著减少过度支付薪酬

劳动力对生物识别技术有抵触心理

充分考虑部署环境、用户教育和培训,接受度非常高

生物识别技术不安全,或不卫生

被证明非常安全,且比门把手接受、传播细菌都少

生物识别技术可被执法机构用于身份验证

在生物识别劳动力管理应用中,采集并存储的是生物模板,而非图像。这些模板与法律执行系统不兼容

生物识别技术暴露了个人信息

考勤卡可被他人读取,生物识别技术在员工上下班时以极为隐私的方式读取

 

 

员工自助服务

是什么

通过员工自助劳动力服务系统,员工可以在终端上执行多项功能,例如检查自己的排班优化情况、已休假情况、假期结算等。还可以通过终端提交加班或休假申请。此外,还可以检查经理对这些申请的审批结果。从以前的被动接受时间和考勤审核变为现在主动的参与,极大地提高了员工的积极性。

甚至,使用自动化技术管理劳动力申请,系统可警示人力资源部门。比如分析员工申请休假的资质,并管理相关的文书。此自动化的工作流程不仅能加快考勤管理的速度,提高精确性,还能将经理从烦杂的事务中解放出来,专注于更高级的任务和规划工作。

 

为什么

   员工自助服务能为企业带来一系列不可量化的利益清单。

 

怎么办

使用自动化的劳动力管理系统,通过电子化方式收集员工的数据,随后,系统中存储的付薪规则被自动应用,在被主管编辑和审批后,薪资部分作出审核与处理,最后生成准确的工资单和实时报告,方便员工和管理者即可获得。

 

举个例子,在新生儿重症监护病房工作的护士在星期三提出申请,要照顾下个星期四进行肾透析的母亲,那么缺勤管理系统不仅要检查护士是否有资格休假,其次还要提示经理根据相关休假的制度条例,该名护士必须得到批准。之后系统提示缺勤,如果需要,链接到先进的规划程序,确定新生儿重症监护病房是否有合格的护士替代这一岗位。主管审批接受后,薪资部门同时进行审核与处理,生成该名护士的工资单以及实时报告,方便该名护士获得相关结果。

结语

劳动力是指明确劳动目的、劳动内容及劳动方法的劳动者,劳动力是社会生产力要素的一部分。劳动力管理是指对业务运营需求与劳动力配置进行资源规划和计划,对员工的工作时间与任务进行精细跟踪,并通过合理优化的执行使员工高效完成工作任务的过程。通过对劳动力数据自动化和集中的管理及动态分析,让企业变得更加精益高效,减少合规风险,最终提升竞争力和服务水平。

企业人力资源工作者都希望人力资源部变得更具战略性,让劳动力管理变得更智能会让你离这一目标更近:必须要知道哪些劳动力管理活动能真正增加价值。劳动力管理也必须要根据自身企业的特点和独特需求来打造合适的人才、流程、技术创新的环境。

归根结底,有效的劳动力管理是建立在员工的需求之上的——帮助员工管理迫在眉睫的产假,而不是处理表格或计算休假天数。同时,有了正确的服务和技术支持,您的人力资源团队才能更聪明地工作,而非更辛苦地工作。

 

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                你一定要知的

                      劳动力管理知识快览

美国波士顿咨询集团研究曾显示:在员工数量、工作技能和工作质量不变的前提下,仅仅把员工的有效利用率提高2.2%,就可以使企业整体劳动生产率提升3.2%。无疑,劳动力管理已成为企业发展的重要引擎。

然而,劳动力管理究竟是什么,包含哪些具体内容,劳动力管理各部分的发展趋势如何?追踪时间作为劳动力管理的核心,企业又该如何避免员工劳动力时间盗窃问题上产生的巨大成本耗费?

作为企业的人力资源工作者,你是否希望解决劳动力时间盗窃问题,是否希望提高时间和考勤事务效率、优化劳动力排班,以及管理员工缺勤中所涉及的复杂性?是否希望在几分钟内真实而全面地认识劳动力管理,如果答案是肯定的,那这份白皮书绝对是为您量身定制的。

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