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什么是劳动力管理?—劳动力研究院院长缪青先生诠释
2013-08-08 打印本页
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关于劳动力管理,原本以为是一个大家有一致或基本相同看法的概念,结果在 Kronos 中国劳动力研究院第一次会议上,与会的几位行业专家和学者都提到:需要厘清什么是“劳动力管理”(workforce management),下面试图尽量简单化的作一阐述,既要有基本统一的认识,但又不能过于纠结于概念,更重要的是在实际中如何解决这个领域中的挑战和问题。

 

· 什么是劳动力

经济学上讲,劳动力是指能够被雇佣的具有劳动能力的人口;人口学角度,性别、年龄和劳动能力是劳动力的重要因素。

通常意义上的劳动力是指在企业、公司、政府或各种组织工作的人群,但不包括企业主、雇佣者和高级管理层,多指执行层面的一线劳动者(但又不完全单指体力劳动者或者说所谓的蓝领工人)。

英语中有二个词对应中文的“劳动力”、“labor or labor force” 和“workforce” 、 workforce 解释为 the total number of people who work in a particular company, industry, or area; Labor 解释为the workers in a particular country, industry, or company considered as a group。

Workforce 指在特定公司、行业和地区工作的劳动力,往往指在雇佣状态的,并涵盖不同的用工模式例如小时工和月薪工。Labor force 指一个国家或区域所有适龄的劳动人口的总数,雇佣状态和非雇佣状态。

在管理实践的讨论中,Labor force 和 Workforce 在多数情况下可以互用,在特定情况下,Labor 往往更多是指小时工,Workforce 是涵盖小时工和月薪工。

· 什么是劳动力管理

广义的劳动力管理,是指国家根据经济和社会发展的需求,对整体劳动力进行的培训、分配、使用和调配等一系列的宏观管理活动的总称,是对社会上一切具有劳动能力的人的管理,它包括对农村劳动力、城镇劳动力的管理,也包括对现实劳动力和潜在劳动力的管理。

狭义的劳动力管理,指企业和组织等对其劳动力进行的内部管理;具体指企业和组织根据业务运营的要求,在符合国家相应法律法规的前提下,对其劳动力进行整体规划(企业用工策略、什么时候招,招什么样的人,招多少等等),并对其工作时间进行整体管理(通过考勤,排班优化,作业时间记录等等),达到提高整体工作效率完成工作任务的过程。

当下的企业界,和 Kronos 中国劳动力研究院所探讨与研究的就是指狭义的劳动力管理。当然也不排除这种可能性,企业的劳动力管理反过来从政策、法律法规等层面,促进国家宏观层面的劳动力管理的变革。

· 什么是劳动力管理系统 (workforce management system)

劳动力管理系统(WFM –Workforce Management system)通常被认为是人力资源管理系统(HCM Human Capital Management system)的一个重要组成部分,主要包括以下功能模块:

· 时间和考勤(Time and attendance)

时间和考勤模块是劳动力管理系统的基础模块,通过各种采集终端(智能考勤机等等)自动和实时地记录员工的时间数据(上下班、午休、加班等等),这些数据是员工排班的依据,又是 薪资计算的主要数据来源。 它提供灵活的时间累计管理功能:各种工时、请休假累计,简化 加班转调休、加班充抵欠班等复杂综合工时的转化和管理;简便的休假管理:灵活配置各种 复杂的休假规则,自动预警的提醒功能,确保符合国家相关法规和公司政策要求。

· 缺勤和休假管理(Absence and leave management)

缺勤和休假管理模块包括员工休假申请流程的管理以及假期的累计统计(要考虑到国家法律法规和公司人事管理政策的要求)。一方面, 休假累计统计最终通过薪酬体现,所以可用的假期余额需要汇总到薪资发放模块;另一方面,一旦假期申请被批准,相应的信息就进入时间和出勤模块(Time and attendance)作为时间可用性信息,从而使得预测和排班模块可以对员工进行优化排班。

· 预测和排班(Forecasting and scheduling) 预测和排班模块是劳动力管理系统的核心模块,它从业务系统中(ERP 或 POS 等系统)取得业务驱动数据,并考虑季度差异、偶发事件等其他预测因素,并且基于员工的技能、成本、时间可用性、劳动力工时标准甚至个人偏好等等,通过一系列的优化算法实现自动化智能化最优化 排班,将合适的员工在合适的时间调度和部署在合适的岗位上(既不多安排人、也不少安排人、 更不错安排人,也不能安排“错人”),实现满足业务需求的同时做到劳动力最优化(成本、 效率、满意度)。

· 作业活动管理(Activity Management)

作业活动管理主要针对以生产活动为核心的管理,采集一线现场如生产车间层面的各种作业和活动时间数据(例如各种加工业务、停工待料、设备维护时间,而不仅是进厂和出厂时间),

可以按项目,产品,工位,工单等采集员工的工时活动,也可以记录机器设备的停机,维修等时间数据,,实现对整个工作时间的细节管理,采集和管理真正的实际工时,深入了解劳动力利用情况,消除操作层面的各种时间浪费,从而做到作业效率的提高。

· 移动和现场管理(Mobile and field service management)

移动和现场管理模块是利用移动设备(智能手机和带通讯功能的平板电脑等)对从事现场服务的人员的业务活动和时间等信息进行记录和管理,从而实现对远程服务人员进行管控的目标。

· 员工自助服务(Employee self-services)

由于劳动力管理的对象往往不是传统办公室里使用 PC 的人员,员工自助服务是通过各种介入设备(智能考勤机、智能移动设备)使得员工可以输入、修改和查询各种相关信息的功能模块(例如休假申请和查询、排班安排和查询等等)。这个功能对于不配备电脑的一线执行人员及其重要,是员工参与管理和便于管理的利器。

· 劳动力管理指标分析 (Workforce Analytics)

劳动力管理指标分析模块帮助用户进行多维度的劳动力分析,例如整体劳动效能(Overall Labor Efficiency), 为管理层提供直观、动态、具有可操作性的决策支持信息,帮助管理人员基于劳动力绩效数据进行劳动力管理相关的决策。

总之,劳动力管理系统就是借助于 IT 手段,帮助企业实现对整个劳动力管理流程的自动化、可视化和最优化,通过实时的劳动力和分析数据,支持企业管理层的科学决策。劳动力管理系统使企业能真正做到将正确的人(right people),在正确的时间(right time),部署在正确的岗位上(right position),从而实现企业劳动力管理效率的提升,降低劳动力成本,减少合规风险,提高企业整体竞争能力。

· 劳动力管理系统(WFM)和人力资源管理系统(HCM-Human Capital Management

system) 的关系

人力资源管理系统包括基础人事管理、薪酬、招聘、培训、绩效考核等等功能。有些人力资源管理系统例如 Oracle PeopleSoft 和 SAP 也包括基本的“时间管理”(Time Management)模块,基本相当于劳动力管理中的“时间和考勤”以及“休假和缺勤管理”二个模块,但却不包括组成劳动力管理中最为核心的管理模块如“预测和排班”、“作业活动管理”和“移动和现场管理”,这些功能模块实际上是业务管理模块而不是传统人事管理模块,这也是为什么有些管理学专家不认为劳动力管理是人力资源管理系统的一个子系统的原因,但业界普遍的共识还是将劳动力管理归于人力资源管理系统的范畴。

人力资源管理系统(HCM)除了基本的考勤和薪资之外(有的 HCM 系统甚至不包括考勤这部分功能)主要管理的对象是办公室人员(所谓的 office worker),体现 HCM 核心价值的培训和绩效考核等并不涵盖一线执行层面的员工(如生产车间的技术人员、工人、现场服务人员等等)。对一线执行层面人员的管理和考核,实际上是传统人力资源管理系统的盲点,随着劳动力成本的急剧上升,这个管理上盲点恰恰又变成企业整体人力管理的一个重点。

此外,也正是由于劳动力管理的独特性,它是处于人事管理和业务管理的交叉领域,是人事和业务部门共同的一线执行人员的管理系统,它正是企业人力资源管理人员向业务合作伙伴转型的有效工具,由传统人事管理向业务管理延伸的有力平台。

· 劳动力管理系统(WFM)和企业资源计划系统(ERP-Enterprise Resource Planning system)的关系

企业资源计划系统(ERP)的核心功能模块有销售管理、采购管理、库存和仓储管理、主生产计划、能力资源计划、物料需求计划、工作订单管理、车间作业管理、设备维护、质量管理、成本管理、应收账款、应付账款、总账、主要管理的对象是企业的物料、设备、资金等资源,梳理和优化的是整个企业的管理流程,从某种意义上说,ERP 是企业“管理过程”的“流水线”。使用的对象也主要为办公室员工,管理的重点和对象不在“人”而是“流程”、“物料”、“设备”、“资金”、和“信息(单据等)”,特别是不覆盖对“一线的执行层面的员工”的管理。

劳动力管理系统正是弥补了 ERP 系统的这个管理上的缺失,实现对占到企业成本 20-30%的一线员工的管理,实现降低成本,提高效率,真正通过管理手段和系统实现“人”是企业核心竞争能力最重要的组成部分的目标!

· 劳动力管理的本质

企业进行劳动力管理的本质目标,是提高劳动力效率(例如生产企业的人均生产率、餐饮零售企业的人均销售率、物流服务企业的人均理货率等等),在消除了各种不必要的时间浪费之外,实际上就是提高员工单位工作时间的产出率。

相应地,劳动力管理的各个主要功能模块,就是围绕着对员工的时间管理和优化:

· 考勤管理,管理和记录员工有没有来,何时来何时走,来了多少“时间”

· 休假和缺勤管理,员工可以提前安排什么“时间”段不来

· 预测和排班管理,是计划员工应该什么“时间”段来,在来的这段“时间”,他的时间利用率最有效;避免来了没活干,或有活没人干,和有活没合适的人干

· 作业活动管理,是记录和管理员工在来的这段时间里,每个需要管理的“时间片段”里在干什么

可以这么说,劳动力管理的本质和最核心部分就是对员工的时间管理,对时间利用的优化,就是针对一个具备平均合格技能的员工的时间,根据业务的需求对其时间进行安排、记录、考核和优化的过程。

凡是绩效和产出是和“时间”有直接关系的岗位,就需要运用劳动力管理,否则效率的提升、成本的控制都还是停留在十分粗放型管理的阶段。

由此产生的另外一个疑问是,那是不是推行劳动力管理,控制整体成本就意味着每个员工工资的降低呢?甚至导致员工满意度的降低呢?实际上恰恰相反,由于实施了劳动力管理,企业通过整体效率提高,盈利能力提高,单个员工的产出和效率提升,相应地工资和收入也得到提升。企业是盈利机构,长期来说一定是盈利提高之后或同时,员工的薪资福利才会相应提高,而实施劳动力管理是必由之路。此外,由于一线员工可以通过劳动力管理系统参与自我管理和计划,比如选择柔性灵活的用工模式和用工时间,取得工作和生活的平衡等等。因此,实施劳动力管理,企业和员工通过消除浪费、提高效率达到双赢的效果,企业在竞争力和盈利能力增加的同时,员工的收入和满意度也随之得到提高!

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