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怎样用工时和劳动力数据采集系统弥补ERP管理漏洞
2013-08-08 打印本页
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你的工资系统存在管理漏洞,这些漏洞正在吞噬企业的时间和成本,而你可能根本就无从知道。

这可以是错误缓慢累积所致。也可以是员工每周工作时间的记录弄虚作假的后果。当然甚至可能是IT系统的接口设计不当,实施不好或ERP系统过度扩展的结果。

如果工资系统是包含在您的ERP系统里,就不会有费用遗漏的风险,但这需要进入工资系统的数据源足够准确。对于每个企业来说,工时和劳动力数据采集在企业的信息系统架构中普遍都是一个薄弱点,缺少被监控,因而每年带给企业的损失可能高达数十万,甚至成百上千万。

即使我们认为这种错误记录带来的浪费可以忽视,但是考虑到人工成本通常会占到企业总成本的30 %到50 %,工时和劳动力数据的准确采集将是为企业带来快速回报的极佳途径。对时间和劳动力数据的采集过程“动手术”,将实现简化业务流程的同时降低成本。

你的工资系统存在管理漏洞,这些漏洞正在吞噬企业的时间和成本,而你可能根本就无从知道。

对任何企业来说,劳动力成本都是企业*大费用支出之一,对于这项成本相关的信息采集,如工时,班次差异,工作规则等,相对于企业的自动化生产过程投入来讲,是开发得最少的领域之一。

ERP概述与挑战

企业实施ERP系统来解决与后台管理运营相关的大挑战,大量的数据和复杂的系统,高昂的维护和支持成本,管理层需要的简洁清晰的报告。但是,ERP系统并不是一个组织应对所有挑战的万能药,并不能为每个人解决所有的管理问题。

由于ERP系统的应用往往会超出企业总部范围,因此变得比较僵硬和缺乏灵活性。ERP系统通过自动化和简化业务流程降低了总体拥有成本,但是,众所周知,一个在企业总部里奏效的业务流程可能无法移植到工厂车间或仓库。

当要求ERP系统执行超出其“核心能力”的任务时,往往容易出现应用不当和虚假数据而出现管理漏洞,其中一个最关键的不足就是在采集工时和劳动力数据方面。

当一个企业内部的劳动力类型单一,工资制度一致,工作规则简单时,ERP系统所负担的工资管理是没有什么问题的。

但是,大多数企业的劳动力类型都呈多元化倾向:有各种劳动法规和规章制度及其它要求更精细处理的方法。但是,对于许多公司而言,信息系统处理复杂工作规则的灵活度要求与ERP系统内部的逻辑正好相反。需要灵活性迎合自动化生产和千篇一律业务流程刚性的地方,正是大多数ERP系统开始出现漏洞的所在。在工时和劳动力数据采集领域,可能因作弊和浪费带来每年损失高达2 %的总劳动力成本,而你甚至无从知道。

考虑到人工成本通常会占到企业总成本的30 %到50 %,工时和劳动力数据的准确采集将是为企业带来快速回报的极佳途径。

如何知道你的ERP系统有漏洞

如果你不了解Kronos Workforce Central®劳动力解决方案套件,则日复一日的点滴漏洞就可能带来大的管理问题(参阅以下问答题)

怎样用工时和劳动数据采集系统 堵塞作弊和浪费造成的漏洞

问答题:帮助你判断你的ERP系统是否存在漏洞

工时和劳动力数据采集中的常见薄弱点

你的组织是否存在以下现象?

□ 员工手工填写纸质考勤表;

□ 数据录入员通过手工系统或工时和劳动数据采集系统重新录入工时和劳动数据,而这两种系统都不与你的ERP系统直接连接;

□ 频频要求财务部门或信息部门提供详细劳动报告,而这些报告的编制又很费时;

□ 项目计划对你的ERP系统进行更换或升级(注:上线日期推迟或缩减超过一次时的奖励积分);

□ 工时和劳动数据采集中断,结果导致数据采集与公示之间或数据采集与工资发放之间推迟两天以上时间;

□ 管理人员研读数据和电子表格之后,发现了不少错误、矛盾和考勤问题;

□ 在工资管理部门与其它部门之间反复审查和批准多次;

□ 在工资总额与考勤记录之间偶尔有不一致的地方(说明员工可能为他人打卡,就是所谓的“代打卡”);

□ 加班多日有时几周后,你的财务部门才知道(了解得太迟,当然需要改变以避免这种情况发生);

□ 员工抱怨他们的工资有差异(注:有的员工工资少发了,但你不会听到多拿工资的员工说他多发了。)

如果你自查出两点以上问题,无需多想,你的ERP系统大概是存在漏洞了。

Kronos经过二十多年创建工时和劳动数据采集工具之后,已发现了大多数公司都会忽视的工时和劳动数据的几种趋势。

• 数据采集不可靠。 让我们来看一下已经为ERP系统花了数千万元的一家企业,在它的一个工厂或一个零售店面里,一位员工正在用一支2号铅笔填写工时记录单。如果他或她出一个错误,唯一可起保护作用的就是签署工时记录单的经理(在他审批一批工时记录单时),或是将数据信息录入ERP系统的数据录入员。在大多数情况下,这些错误都是由于失误引起,当然也会有人为的欺骗系统的行为。采用人工采集工时和劳动数据,无论是失误引起的错误还是人为欺骗,都缺少保护措施来确保录入系统的是正确和真实的数据。.

无法与其他系统接口并与之交换数据。 如果你能够从ERP中获得或向其输入可靠的、一致的和实时的数据,那么世界上最好的ERP系统在工时和劳动力数据方面都显得没有多大意义。每个工时和劳动方案供应商都会跟你说,他的数据可以导入你的ERP系统。然而,问题不在于数据是否可以导入,而是在于数据是否可用。如果其数据根本不能用于企业产生需要的报表,或者产出充满错误的工资单或工资报告对企业来说毫无用处并且不能接受。

• 费用昂贵且复杂的客户化定制。 有些企业试图通过客户化定制扩充他们已花了几千万元的ERP系统,从而实现工时和劳动数据采集自动化。你难道看见过在台钻或高炉旁边放一台电脑吗?对于用纤巧的打印机打印来讲,这种环境完全不适当!更糟的是,这种客户化开始是会被接受的,但当企业对ERP系统升级或修改时,将不得不整个重新客户化工时和劳动数据采集系统。

• 缺乏透明度。 对于人工采集工时和劳动数据系统和某些自动化系统来讲,它们无法在形成工资单之前捕获工时统计中的错误,因而会发生少计工时的现象。更糟的是,诸如加班过多过频的这种长期趋势却逃避了通知,直至这类数据累积到为财务部门发现为止,然后,如果对此缺乏正确的报告的话,还会继续逃避监管。

一般,因工资计算错误会使公司多支付给雇员1.2 %的工资。

堵塞漏洞的最佳方案

为了堵塞这些漏洞,Kronos Workforce Central通过自动化将工时和劳动数据采集扩充进入你的ERP系统,同时提高了数据的可靠性并降低了成本。Kronos在与你的ERP系统整合时,会降低因工作规则复杂、薪资错误和不合规而常发生的风险。改用Kronos方案,你能够:

• 通过使工时和劳动数据采集过程自动化,降低劳动成本,从而节省生产一线和处理工资单的员工。

• 通过向一线管理人员提供实时员工信息和劳动数据,更好地管理部署劳动力,从而提高生产率。

• 提高劳动力和重要工作场所劳务活动的透明度,促进从车间直至董事会更好的决策。

Nucleus Research 3 的最近的一项研究表明,不少公司通过将Kronos方案应用于工时和劳动力管理实现了较大的投资回报,因为他们能够更快地部署方案,降低工资出错率并减少应用成本。Unplanned

 

Kronos方案

Kronos 方案采用双管齐下的方法实现工时和劳动数据采集的自动化:

1. Kronos 4500™ 数据采集终端能使员工高效方便地查询他们的工时。登录过程像刷卡那么简单。选配生物指纹认证功能还能进一步防止发生“代打卡”现象。

2. 数据在Kronos Workforce Central中累积,由该方案管理复杂的工作规则并将数据通过批准的接口输入你的ERP系统。该方案不需要什么或根本不需要定制,而且系统能够由非技术型员工进行配置。只要需要,系统还能生成自己的工时和劳动数据报告或者将数据输入ERP商务智能(BI)系统。

这两个互补产品— Kronos 4500 Terminals 和Workforce Central — 的组合能够使得企业大大提高劳动力生产率,同时降低成本和控制合规风险。

KRONOS的优势也适合SAP的客户吗

就SAP的客户来说,Kronos方案特别容易实施和整合。Kronos和SAP自1996年以来一直合作并一起为Peabody能源公司、加州Santa Clara县和Kindred Healthcare公司提供服务。由Kronos方案产生的数据可以输入到SAP®ERP或甚至可以输入到一些商务智能(BI)方案之中,如BusinessObjects™ 或Cognos®

对于当前正在运行SAP ERP 的那些客户来讲,Kronos可以方便地置换现有的工时和劳动数据采集方案并与SAP方案快速地整合在一起。(注:对于那些已通过定制将他们的SAP方案作了扩展的客户来讲,Kronos方案能够快速部署和为任何复杂的工作规则进行配置,而无需编程员或其他特殊技术资源。)

对于已采用了Kronos的SAP的新客户,Kronos方案非常容易移植。对于那些还没用应用工时和劳动力管理方案的SAP新客户,你甚至可以在你的SAP系统上线之前先实施Kronos方案,Kronos Workforce Central 可以独立工作,然后,当你的SAP系统上线运行时,通过经SAP认证的接口实现Kronos与SAP的无缝整合。

Kronos提供根据企业的弹性需求设计的多种接口方法供选择(见下表)。对于那些需要实时跟踪和报告工时和劳动力数据的客户来说,Kronos提供500多种基于XML的API。对于接近实时需求的客户,我们提供一种接口网关适配器;对于批量处理或延期数据流,我们有Workforce Connect™ 的接口处理方案。

 

Kronos数据采集元器件能够在当今的通信网络上运行,它支持动态主机配置协议,以简化网络配置。

每个数据采集终端也都有自己的失效保护:如果你的网络或SAP环境的中断或丢失,这些终端将继续运行并储存数据直至重新连接。

Kronos:容易实施和支持

实施一个新的ERP方案通常是一个漫长费时的实践过程。成功的实施是一家公司的脊梁 —有那么多的业务运营要依赖它,因此它必须保证正确。

对于大多数公司来讲,所面对的挑战就是当前的工时和劳动力数据采集系统继续因人为作弊、浪费和错误而出现漏洞。如果一味等待你的ERP系统上线的话,你可能仍然需要等待一年或一年以上时间,然后再设法实施必要的业务流程和技术解决方案来解决这些漏洞问题。

在新的ERP系统就绪运行之前,企业就可以迅速地实施Kronos方案并从中迅速获得收益。这种投资回报相对较快的一个原因是,客户可以利用Kronos在专业服务和支持上的广袤经验及研究所得的工时和劳动力管理理论方面的知识。Kronos具有三十年的省时和经济的实施管理、有效的培训方法和优质的支持服务,这些都是经过广泛验证的。

Kronos所形成的实施方法包括了强有力的项目管理和灵活的知识转移,因而推动项目完成并加速投资回报。促使Kronos与众不同的是我们能够:

• 理解您复杂的业务需求

• 提供有丰富实施经验的团队

• 采用经过验证的方法减少风险

• 驱动员工接纳并建立自我效能意识

• 促进合作,形成深度的双向沟通

• 依靠行业专家和劳动力管理专家增值

已知Kronos方案能够成功地执行项目,故许多客户已经发现在ERP系统上线之前就已经从Kronos系统得到了回报。有些甚至已经能够将从堵塞工时和劳动力数据采集中的漏洞所获得的节省,投入到了ERP的实施中。

Kronos:容易和可靠

Kronos方案是专为劳动力及管理他们的人员而设计。经理们通过配置Kronos方案,可以处理最复杂的工作规则。最终用户将发现其数据采集终端直观易用,不需要培训。

管理人员使用方便。不少企业不采用自动化采集工时和劳动数据的一个原因是它需要技术援助来实施对复杂工作规则的修改。采用Kronos方案,升级或修改复杂工作规则完全可由非技术员工承担。譬如,当工作规则因新的工资制度而变更时,一位工资审核员便能轻易地完成修改,或者一位经理就能修改与班次设置相关的复杂的工作规则。

另外,Kronos不要求经理们时刻保持警觉,而是采用例外管理的方法来管理你的工时和劳动数据。仅在出现要求注意的问题时,Kronos才跟踪差异并向管理人员自动发出提醒。

用户使用方便。 与此同时,采用Kronos方案在专为作业场所设计的仪器上完成登录并记录时间和劳务活动很容易。这些仪器使用简单且只需要简单的培训,而通常电脑录入更适用于办公室环境。

对每个人都很可靠。Kronos精确地跟踪病假和休假,防止员工作弊或管理人员因工作规则复杂而判定休假时间不正确引起的差错。

Kronos 安全功能

用人工系统应对诸如代打卡这样的员工作弊现象既代价昂贵又相当脆弱,而Kronos数据采集终端却能提供安全功能使得这类作弊变得很困难– 如果采用Kronos 4500 Touch ID™终端,作弊几乎是不可能的。这种终端采用先进的生物识别技术来区分每一位员工。

安全与效率:Kronos 4500指纹验证的采集终端

Kronos 4500 指纹验证的采集终端将打卡钟带入了21世纪。员工只需把一个手指放到扫描器上,就能利用生物识别技术读出指纹信息。一旦Kronos 4500验证了员工的身份,便会记录下该员工的工时和劳动数据并将这些信息报告到Workforce Central软件系统中(而后由此输出给ERP系统)。

Kronos 4500指纹验证的采集终端具有以下特征:

• 手指扫描生物识别传感器。 该终端利用一个硅基传感器将员工指纹独特的性质翻译成二进制码。传感器的动态优化过程会生成一个高分辨率的图像,以防止发生错误的验证机率以及抵抗因使用错误手指或手指状的物体而出现系统混乱。更重要的是,员工的隐私得到了保护,因为系统并不单纯依赖手指指纹来鉴别身份。

• 可配置ATM机那样的用户体验。用户可以使用终端机上可编程配置的软性按键,方便的进行相应的菜单导航,获得如同ATM机那样的体验。.

• 员工自助服务。Kronos 4500指纹验证的采集终端的最强有力的特征之一就是员工使用这种终端完成许多自助服务的业务过程,包括请休假申请、查询工作排班、休假结余及总的工时等等。这样就可减少或排除在工作场所安装额外电脑的需要。

Kronos的快速回报

Kronos Workforce Central方案准确及时地将劳动数据直接输送给你的ERP系统。无须再进行费时地核对所需的数据,因为时间和劳动力数据是直接采集并迅速批准的,而且符合管理企业特定的劳动力相关的复杂工作规则。

Nucleus Research公司最近的一项研究发现,平均而言,企业因员工工资计算错误多支出的工资占到总额的1.2%。现在很多公司没有认识到的是,工资计算的错误往往是平均分配了多付工资和少付工资的结果(参见图1)。少付工资很容易查出(员工自己会提出)而只有明显多付工资才会有明显的证据,而较少的多付工资常常会避过了检查。

工资总额错误背后一个的主要因素是公司无法管理日渐复杂的工作规则,特别是:

• 由任务定工时

• 工资率

• 付薪规则

• 请假时间,如病假和休假

• 班次差异

• 加班规则

• 劳动法规和制度

由劳动纠纷引起的仲裁呈明显的上升趋势,大部分与上述特定工作规则相关。因为他们的时间和劳动数据采集系统缺乏解决这些问题的先进技术,而承担支付过多的加班费甚至诉讼风险。

KRONOS 4500 TOUCH ID TERMINAL

 

图1 多支付和少支付之间的薪资分配

 

Kronos 堵住了工时和劳动力数据采集的漏洞

实施了Kronos解决方案的企业已经看到了在工资总额和人力资源成本上直接节省下来的费用——平均每周每个雇员节省5个工时。4 同样重要的是,Kronos方案能够防止工资单处理工作流中的瓶颈,因为数据从采集的源头直接过滤进入Kronos系统和/或你的ERP工资处理系统中。.

实施Kronos方案的公司看到了在工资总额和人力资源成本上的直接节省下来的费用-平均每周每个雇员节省5个工时。

许多企业通过采用Kronos解决方案,堵塞了时间和劳动数据采集的漏洞,已经在两年内实现了投资回报- 并且其中很多公司仅仅用了一年时间。由于实施容易而且对于这样一种可靠和完整的解决方案增强了安全性的结果感到很放心,因此,Kronos帮助企业获得在ERP系统外的*大投资回报,而无需将ERP向超出其核心能力的功能进行扩展。

关于Kronos

Kronos帮助各行业的各种机构管理其最宝贵的战略性资产- 他们的劳动力。 效果怎样呢?通过给予他们所需要的工具来帮助他们控制劳动力成本,提高劳动生产率和最小化合规风险。由Kronos提供的易于拥有的劳动力管理方案,使得全自动化和高质量的实时信息获取成为现实。

我们的时间与出勤、排班、缺勤管理以及劳动力活动跟踪和分析方案可帮助客户获得他们所需要的全球竞争优势。我们的解决方案已经在各种规模数以万计的组织中成功应用- 包括全球1000强企业中超过半数的企业都是Kronos的客户- 我们一直在证明劳动力管理并非难事。

 

如需更多信息,请致电(010)62705006或访问我们的网站www.kronos.cn

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