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如何合理利用综合工时规则支付员工加班
2013-08-14 打印本页
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作者:薛小进 Kronos 公司高级顾问   李品伟 中国劳动力研究院委员

 

根据《劳动法》、《国务院关于职工工作时间的规定》、原劳动部《关于企业实行不定时工时制和综合计算工时工作制的审批办法》(劳部发[1994]503 号)等规定,目前我国存在三种工时制度,标准工时制、不定时工时制和综合工时制,本文我们重点来谈谈综合工时制。

综合工时制:是指单位以标准工作时间为基础,以一定的期限为周期,综合计算工作时间的工时制度。根据劳部发[1994]]503 号文件规定,可以实行综合计算工时工作制(以下简称综合工时制)的职工也有三种:

(1)交通、铁路、邮电、水运、航空、渔业等行业中因工作性质特殊,需连续作业的职工;

(2)地质及资源勘探、建筑、制盐、旅游等受季节和自然条件限制的行业的部分职工;

(3)其他适合实行综合计算工时工作制的职工。

对于企业因生产特点不能实行标准工时制的,可以经过劳动部门的批准后,可实行综合工时制。但是在通常情况下,综合工时制只是针对企业内某些特殊需要的部门和岗位,不可能整个企业全部适用,要看具体批准的文件里规定的哪些岗位适用。同时要注意未获得相关部门主管的审批,即便在劳动合同中写明某个岗位实行的是综合工时制,也是无效的。

通常综合工时工作制是指分别以周、月、季、年等为周期,综合计算工作时间。实行这一工时的企业,无论选用周、月为周期,还是以季、年为周期综合计算工作时间,员工的平均周、月、季度、年工作时间应与法定标准工作时间相同,超过法定标准工作时间部分,应视为延长工作时间,需要按规定支付员工延长工作时间的工资,即企业按不低于员工本人小时工资标准的150%支付加班工资。如果企业是在法定节假日安排员工工作的,应按照不低于员工本人日或小时工资的300%支付加班工资。由于综合工时制不区分休息日,所以没有休息日加班支付工资200%的工资报酬规定。

根据劳动法第四十一条的规定,用人单位由于生产经营需要,经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间,一般每日不得超过1 小时;因特殊原因需要延长工作时间的在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过3 小时,但是每月不得超过36小时。

同时在人力资源和社会保障部起草的《特殊工时管理规定(征求意见稿)》第十条【综合计算工时工作制的休息保障】规定:在实行综合计算工时工作制岗位上工作的劳动者,每日最长工作时间(含正常工作时间和延长工作时间)不得超过11 小时。企业应当保证在实行综合计算工时工作制岗位上工作的劳动者每两周至少有一个连续24 小时的休息日。实践中,每月加班不得超过36小时往往是企业需要重点关注的。劳动仲裁比较多关注是否支付加班费,比较少追究超时加班等问题。但若被员工举报,劳动监察部门可能对单位处以罚款。

大家可能会注意到,在一定时间周期内,综合工时制里法定标准工作时间(以下简称应出勤工时)和员工工作时间是决定员工是否产生综合工时加班的主要因素。例如按月计算综合工时加班的计算公式为:

综合工时加班/月=员工工作总工时/月-应出勤总工时/月。

然而在实际操作中由于一些诸如带薪假期、法定假日等因素而会影响到员工的出勤工时,同时会影响到员工加班的计算。

接下来我们先了解如下两个数字:20.83 天和21.75 天。具体法规细则解释如下:

根据《全国年节及纪念日放假办法》(国务院令第513 号)的规定,全体公民的节日假期为11 天。据此,员工全年月平均制度工作天数和工资折算办法分别如下:

一、工作时间的计算

年工作日:365 -104 天(休息日)-11 天(法定节假日)=250

季工作日:250 ÷4 季=62.5 /

月工作日:250 ÷12 月=20.83 /

工作小时数的计算:以月、季、年的工作日乘以每日的8 小时。

二、日工资、小时工资的折算

按照《劳动法》第五十一条的规定,法定节假日用人单位应当依法支付工资,即折算日工资、小时工资时不剔除国家规定的11 天法定节假日。据此,日工资、小时工资的折算为:

日工资:月工资收入÷月计薪天数

小时工资:月工资收入÷(月计薪天数×8 小时)。

月计薪天数=(365 -104 天)÷12 月=21.75

从上述细则可以找到三点重要的信息:

1) 20.83 是月平均工作日天数,即应出勤天数,这是计算应出勤时数的基准;

2) 21.75 是月平均计薪天数,是用来计算日薪的基准;

3) 月计薪天数中包含了法定节假日天数,即员工的月工资收入中已经包含了法定假日的工资。

我们基于此可以得到月应平均应出勤小时数应该为:20.83*8=166.64 小时;很多企业也会按照当月实际的工作天数计算小时数,每月的根据实际状况调整应出勤天数,如2013/5 的应出勤时数应该是22*8=176 小时, 5/1 为法定假日不计算在其中;而2013/6 的应出勤天数是19*8=152 小时,6/12 是法定假日不计算在其中。

在了解了如何获取应出勤工时这个标准后,接下来我们围绕几个案例来辅助分析综合工时制计算在实际管理中存在的一些场景:

一、如果员工当月发生全薪假期综合工时该如何计算?

如:某企业申请了按月为周期计算综合工时制,某月应出勤天数为22 天,每天8 小时,共计176 应出勤工时,每月工时总数超过这个数目的部分按国家规定算加班工资。但是如果这个月有人请了5 天的年休假(或者其他全薪假期),也就是上了17*8=136 小时,这17 天又每天多上1 小时,共计这个月上班153 小时,未到标准工时176。但是到底这个月工资的计算是下面的哪一种呢:(员工基本工资3000,月平均计薪天数21.75

方法1153 小时的标准工资加上5 天全薪假的工资,没有加班;即:3000/21.75/8*(153+5*8)=3327.58

方法2153+5*8=193,本月全勤的标准工资再加多出来的17 小时的加班工资?即:3000+3000/21.75/8*17*1.5=3493.65

方法2 比方法1 多支付:166

分析:

方法1:将带薪休假独立出来按照正常日薪计算,休假工时不纳入出勤工时这就减少了可能发生的综合工时加班;

方法2:将带薪休假纳入出勤工时一并计算,这样只要员工的实际工作时间接近了应出勤工时数,带薪休假的部分或者全部

工时就变成了综合工时加班。

在实践中,上述两种计算方法都有企业在用,而由于方法2 计算比较容易为绝大多数企业采纳。由于相关法规并没有明确规定带薪假期是否计入员工的实际出勤工时。所以上述方法选择权仍在公司,通常此种做法的企业是为了照顾员工情绪更多一些,而员工可能却未必领情。

其实企业申请综合工时制的主要目的其实是为了平衡生产淡、旺季生产工时不平均、减少员工流动和合理控制加班费用。而多数企业在淡季时是不会因为员工欠工时,而扣发标准工资的(部分按季、年度为周期的企业会将欠班按季或年进行累计平均)。所以假如企业按照方法2 就会容易促使员工尽量将有薪假期安排旺季去休,少干些活还可以多拿加班费,因为员工清楚在淡季时通常会欠工时,休不休假都是拿基本工资而已。

二、如果当月有法定假日,综合工时员工在法定日和其轮休日刚好重叠,其上班或者休息如何计算?

某公司经劳动部门批准,对部分员工按月实行综合计算工时工作制,实行12 小时三班两倒,每周做4 35/1 为法定假日。

1、如员工被安排的休息日与法定假日重叠,企业应按以下哪种方案执行?

方案1:如果员工未上班,公司将额外补偿给该员工相等于重叠的休假时间的假日,即公司将另外补偿1 天假期给该员工,或者弥补员工12 小时正常工时并纳入综合工时的实际出勤工时。

方案2:如果员工未上班,公司不补偿任何假期或工资补偿给该员工。

分析:

方案1 将比方案2 多支付员工12 小时的工时,如果员工总出勤工时已经大于或等于应出勤工时,那么这12 小时就需要支付1.5 倍的加班。由于劳动法已经规定员工的标准工资包含了法定假日,所以即使企业不支付这12 小时,似乎也是合情合理。由于法规对此没有明确的规定,似乎选择权仍在公司本身。实践中有许多企业会按照方案1 额外支付12 小时给员工。

2、如员工被安排的工作日与法定假日重叠,企业应按以下哪种方案执行?

方案1:除员工当日工资照常发放外,公司将另外计发员工日工资的3倍作为加班费,即假设员工月工资为3000 元,被安排在5 1 日上班,其5 月份工资总额为:3000 + 3000/21.75× 3 = 3413.79

方案2:除员工当日工资照常发放外,公司将另外计发员工日工资的2 倍作为加班费,即假设员工月工资为3000 元,被安排在5 1 日上班,其5 月份工资总额为:3000 + 3000/21.75 × 2 = 3275.86

方案1 比方案2 多支付了员工一天的工资137.93

分析:

我们在上文中提到过,月计薪天数中包含了法定节假日天数,即员工的月工资收入中已经包含了法定假日的工资。而在劳动法中规定,如果企业是在法定节假日安排员工工作的,应按照不低于员工本人日或小时工资的300%支付加班工资。由于法定节假日的工作时间企业已经计入周期工作时间发放了工资,企业按照方案(2)再支付200%也是合理的。但实践中几乎所有的企业是依照方案1 执行的。

三、细分员工工作时间,合理计算综合工时加班。

某港口企业,其某些特殊工种实行按年为周期的综合工时制。由于这部分特殊技能的人员每月有大量的工时发生在培训和安全会议中,所以企业需要将培训时间和会议时间单独划分出来。其综合工时加班工资的算法如下表所示:


其中综合工时加班(Integrated OT=当月实际工时+上月结余工时-当月应出勤工时)

当月实际工时=实际出勤工时+当月全薪假期+TRM

TRM=培训+开会工时

OT1:即按照时薪工资的1.5 倍计算加班工资;

OT2:即按照时薪工资的2 倍计算加班工资。

当月结余工时:指当月超过36 小时未能支付的部分或者综合工时加班为负数(即欠班)的时数需要结转至下月

分析:

这家企业申请综合工时的这部分员工由于技能的特殊性和稀缺性,企业无法在社会上获得大批的人员,同时也是为了合理控制人工成本。但由于人员少,任务重,企业不得不为了满足生产的需要合理、适度安排员工加班。所以在几乎每月都有可能超出36小时加班的情况下,企业除了支付让员工满意的2 倍加班的基础上(正常综合工时仅需要支付1.5 倍加班),不得不尽可能合理的控制人工成本。通过将不能直接给企业产生效益的培训和开会等间接工时剥离出来,按照1.5 倍的加班给员工比较合理,同时企业也需要严

格控制这部分工时,并逐步使之减少到合理的范围,从而单位人工产出*大化,提升员工的利用率。

在原材料成本、燃料成本、财务成本高企,人工成本每年几乎呈2 位数增长的今天,许多企业的利润已经在逐年下降甚至亏损,企业已经到了不得不面临转型升级的时候,然而转型升级并不是一朝一日的事情,需要企业制定长远的规划和目标并付诸于实施。所以短时期内,许多企业必须勒紧裤带,精打细算所付出的每一分钱;节源开流,减少一切不必要的浪费,向管理要效益。通过以上几个案例,我们不难发现,在实际运用综合工时制规则进行综合工时加班核算时,企业可以结合自身的实际状况在不违法和不降低员工满意度的前提下,选择恰当的方法,既让员工清晰地了解自己合理所得,同时让企业合理规避人工成本和法规风险。然而,在实际操作过程中,许多企业由于缺乏有效的信息化工具,致使不能及时获得员工准确、实时的出勤工时、请假工时、排班工、培训工时、会议时间等等,HR 和生产等相关部门也就无法及时追踪及合理安排、优化控制员工的合理排班、出勤时间以及加班工时,而往往只能局限于在事实发生后寻找原因和解释原因,并不能从根本上做到及时发现问题,并给予管理和控制。从而造成公司人工成本的浪费以及违规事件的发生,员工满意度的下降等。而一套好的信息化系统(诸如领先的劳动力管理解决方案提供商Kronos),其作用不仅仅是能够自动进行采集和复杂的计算(例如上述案例中的一些工时的复杂计算),更重要的是方便、易用、及时的满足现场管理的需要,在整体运营上帮助企业合理规避法规风险、优化人工成本和改善运营管理。

附录:

1. 劳动法:http://www.gov.cn/banshi/2005-08/05/content_20688.htm

2. 劳动合同法:http://www.gov.cn/flfg/2007-06/29/content_669394.htm

3. 关于修改《中华人民共和国劳动合同法》的决定:http://www.gov.cn/flfg/2012-

12/28/content_2305571.htm

4. 特殊工时管理规定(征求意见稿):http://www.gov.cn/gzdt/2012-

05/09/content_2132947.htm

5. 国务院关于修改《国务院关于职工工作时间的规定》的决定:

http://www.people.com.cn/item/flfgk/cyflfg/c021.html

6. 劳动部关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法:

http://www.bjld.gov.cn/LDJAPP/search/fgdetail.jsp?no=739

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