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从严管行人闯红灯,看企业考勤工时管理
2013-08-14 打印本页
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作者:薛小进 Kronos 公司高级顾问     李品伟 中国劳动力研究院委员

 

最近一段时间在网上或者从新闻中不断有杭州、北京、广州等地对行人过马路闯红灯违法行为,进行罚款等专项整治的报道,比如在杭州罚款视情节的严重程度从5 元到50 元不等,在北京骑车人违法闯红灯甚至可以扣车等。而笔者了解到,在其他国家行人闯红灯后果很严重,在部分国家这是与个人信用挂钩的,而在新加坡,闯红灯情节严重是要坐牢的。

 

其实在国内对行人闯红灯的处罚的规定由来已久,为何直到现如今才开始动真格。我想一定是有什么原因导致相关部门不得不对行人闯红灯行为进行规范。在此我们不打算深入探讨关于行人闯红灯处罚的具体细节,仅想通过此事件来谈谈企业内部的如同这规范行人闯红灯般的规范员工出勤的考勤工时管理制度。

首先,就如同是否需要对行人闯红灯动真格处罚一样,企业是否需要真正的严格执行考勤工时管理制度。我们都知道每家具备一定规模的企业、尤其是制造业或多或少都会有一套考勤制度,要求员工按时上下班,期间不得迟到、早退、缺勤、旷工等,加班、请假需要提前申请,病假、婚假等需要提供相关证明等等。但事实就如同这行人闯红灯需要处罚一样,企业未必有动真格,甚至有些一线部门的主管深谙于此,上有政策下有对策,得饶人处且饶人。所以即使可能有一套好的考勤制度却未必在企业内真正严格执行。

笔者十多年前就曾经在一家南方的企业事职IT 主管多年,这家企业属于典型的劳动密集型企业,员工当时超过4000 人。公司有较为严谨的考勤制度要求所有员工上下班、中午吃饭休息以及加班均要打卡,为此工厂专门修建了一个安装了5 台条码考勤机的卡房(卡房由保安专人管理定时开放。条码是打印在工牌上纸质过胶,容易因泡水、褶皱而失效,但成本低)。由于人多、设备差,所以大家不难想象每次排队打卡是一件多么痛苦的事情,而当时所使用的系统根本无法支撑的如此大数据量的计算。各种因素导致经常发生丢失数据,工时计算统计不准确的状况,HR 部门使用极不方便,系统成为一种累赘。实际上最后考勤制度也只是发挥一种震慑作用。

但正因为此,却衍生出了生产等环节上的一系列问题。造成诸如许多员工提前半小时洗手准备排队打卡下班的习惯、在这段时间精力不集中导致工伤事故上升等状况。因为打卡要排很长的队,同样也意味着在食堂吃饭要排很长的队,那么中午那一个小时的休息时间就几乎用来排队了。笔者甚至无法用文字来形容每次下班成百上千的员工冲往卡房时那种如同战场上吹响冲锋号,战士们争先恐后、冲锋陷阵的宏观场面。

这家企业尽管有一套比较严谨的考勤制度,但企业决策者未必意识到在实际执行时由于缺乏良好的工具和手段面对众多困难,而无法切实严格执行。同时中下层管理者由于缺乏对严格执行考勤制度的充分认识甚至阳奉阴违,于是考勤制度几乎成了虚设,只要决策者不提,大家相安无事,睁一只眼闭一只眼了事。

就如同没有严格执法前闯红灯通常只是为了那些守规矩的人设置的一样,没有严格执行的

考勤制度它只能是欺负了守规矩的老实人,而让那些有机可乘者有了上下串通、舞弊做假的机会,甚至发生过一线组长串通员工集体虚报加班骗取加班费等状况,同时在这样的环境下也容易滋生下级管理人员不公正的行使权利。而为此,无论是获得较为真实、相对准确的考勤工时数据或者是杜绝舞弊造假等现象的发生,企业均需要额外支付相当高昂的管理成本。然而在这样劳动密集型的企业,没有考勤制度的震慑管理,员工出勤行为将更加混乱。在广东东莞某企业就曾由于加班工时统计不公平、不准确、工资计算错误等原因,导致员工罢工的群体事件的发生。

那么对于非一线员工比如工程技术人员、办公室人员是否同样需要严格考勤制度呢?笔者也曾经从一家欧美的外资企业的人力资源经理那里了解到,他们对于非弹性制的办公室员工通过严格执行考勤制度后的工作效率有了显著的提升,主要表现在员工的工作状态、会议出勤率及准时率、单据审批的效率、例外、突发事件的响应速度,员工请、销假执行等等方面。甚至员工不再因为其直接主管出差而姗姗来迟或来公司后就不见了踪迹。

不仅仅在制造业,笔者最近常碰到一些快速消费品行业的管理人员提出(例如:啤酒、饮料、洗涤用品、化妆品、服饰等行业),需要对卖场或者专卖店的促销员的真实考勤工时进行管理。其目的主要是,许多促销员是小时工制,需要能够准确的计算工时并及时发放(按周,或随时);其次是如果促销员不能准时到岗,所有的培训技巧、促销政策及管理手段无法实施;第三是避免有虚报促销员骗取工资和虚报出差的状况。

所以事实上,如同这日益加剧的城市交通拥堵等因造成的,不得不对行人闯红灯动真格一样。随着市场竞争的加剧、劳动者对保护自身权益意识的加强,以及在逐年劳动力成本几乎呈2 位数增长的巨大成本压力下。企业不得不合法的通过提高员工的工作效率来确保稳定的利润,而这首要任务就需要确保员工正确地按要求准时出勤,同时企业也需要更加精细、合法的管理员工的出勤,以及公正、合法、准确的确保每个员工的工资支付与出勤工时的一致性。同时笔者也注意到,“行人闯红灯”一旦惩罚机制开始严格执行,在社会上又引起一些舆论微词,比如红灯时间过短、城市道路设计不合理等。于是大家开始在考虑到制度本身的合理性、或者影响制度不能落实执行的其他因素。这是一种好现象,也正如此,许多执行过程中不合理的东西才得到不断改善甚至人类文明才能得以进步。

那么同样,企业的考勤制度是否合理,是否有制度外的其他因素而导致不能严格执行呢?

许多企业未能严格执行考勤制度,也可能是制度本身制定得比较笼统、抽象,又或者是制度非常细致明确但由于缺乏有效的工具跟踪管理,而无法真正执行。

有些企业考勤细则模棱两可,缺乏可操性。如下是某个企业的某些考勤细则,内容就相对

比较规范且明确:

1. 员工迟到5 分钟(含)内不计迟到,且不扣出勤工时;早退1 分钟(含)即计早退;

2. 迟到、早退时长或者超过吃饭休息时长小于半小时(含),记为迟到、早退、超长休息一次;按每1 分钟进位,需要同时记录次数和时长,并按月累计。

3. 迟到、早退时长或者超过吃饭休息时长大于半小时且小于等于1 小时计缺勤一次,单位为次。需要记录次数(按每30 分钟进位,即:每次30 分钟),并按月累计。

4. 迟到或者早退的时长或者超过吃饭休息时长大于1 小时,计旷工,单位为小时,按照每15 分钟且每段大于等于7分钟开始进位(例如要求8:30 上班,实际打卡为9:38,则旷工时间进位后为:1 小时15 分钟;如果实际打卡是9:36 则旷工时间进位为:1 小时,这种算法比30 分钟进位更加精确、合理。),仅记录时长并按月累计。


由于这家企业的工厂、宿舍、食堂都在一个园区内、相互之间距离比较近。在没有规范以上制度及严格执行前,经常已经是上班时间了,员工仍然在食堂就餐、聊天;由于公司提供宿舍,中午员工回宿舍休息后,下午可能很晚才来工厂上班,或者不来上班了,让其他员工代其打卡;同时也有可能现场赶工直落加班,直接在现场就餐不需要打卡等等。

通过以上制度的制定、公示以及相应的系统工具的有力支撑并予以执行,每个员工都能够在其考勤异常后得到及时、准确的信息反馈。从而使员工明确了自己应该遵守的行为准则,并使之逐渐养成一种良好的行为规范和工作习惯。据这家公司HR 部门的统计,此制度的严格执行,使员工不仅在考勤制度上,而且在操作机台设备、运输作业等其他生产作业中养成了按照操作手册和规范行动的良好习惯,同时发现在这之后生产部门的工伤状况比之前明显降低,甚至在一些员工纠纷上,发现员工比以前通情达理了。

即使是制度较规范细则也比较清晰,但缺乏有效的工具手段。手工计算费时费力,且容易计算错误,或者如上文涉及某些信息化系统根本无法支撑复杂、大量、及时的工时数据计算和管理要求。于是好的制度不能执行,一些不公平现象的滋生,员工投诉、工资虚高、工资造假等问题而层出不穷,甚至近些年因少支付加班费等问题员工状告企业的官司也屡见不鲜。如下是某企业员工核算综合工时的算法:

1.       月综合工时加班=月实际出勤工时-月应出勤工时(应出勤工时每月有调整,综合工时加班允许为负数 即:欠班)

2. 月实际出勤工时=月正常出勤工时+月付薪假期+月加班,在一个季度中,前两个月如果当月综合工时加班大于36 小时则当月先支付36 小时的1.5 倍加班;

3. 前两个月综合工时超过36 小时支付后剩余的部分(也可能是欠班)均会放到季度末的最后一个月核算;

4. 每个季度末最后一个月综合工时加班=前两个月的结余工时+季度第三个月的综合工时加班一起与50 小时比较,小于50 小时的给1.5 倍加班,超过50 小时的部分给2倍加班,季度末如有欠班(综合工时加班负数)需清零。

类似这种算法在申请了综合工时制的企业有一定的普遍性,但没有一套好用的系统或者是手工计算,其时效性和准确性是很难保证的。这家企业生产员工超过2000 人,相关部门每月用超过4 人/周的时间专门统计和计算这部分员工的出勤状况和综合工时,而在每月发完工资后HR 部门又需要2 人/周的时间回答由于计算统计有误或者计算不准确等原因造成的员工的质询。而这往往会同时影响到员工在生产作业过程中的情绪,生产部门反映在发放工资后的一周时间左右是良品率和效率最低的时候。HR 部门常常觉得吃力不讨好,而高层管理者又常常认为HR 部门如此简单的事情也做不好,难以担当重任。而实际上在选中一套好的、适用的系统之前,手工或者他们当时使用的系统能够收集到准确的实际出勤工时、休假工时已经不是易事。

实践中,由于没有良好系统的支撑,半自动或者手工的统计和计算往往少支付了工资会带来的员工谩骂、不良品率的上升、生产效率的降低、以及管理者的质疑,而因为非故意的多支付了少数员工工资或者加班费,通常员工不会吱声,而管理者也很难发觉。而这恰恰又是企业利润在不经意间的流失。

除了怀疑制度的合理性,许多人也在议论对于行人闯红灯处罚的专项整治行动是否是昙花一现,或者仍然会成为写在纸上的“僵尸法规”;而专项整治能否成为可持续的执法行为,而不是运动性执法或者选择性执法,应该有怎样的警力或者资源作为支撑。而这可能又是政府相关部门接下来要面对的挑战。

那么,在具备了良好的考勤制度并得以贯彻执行后,企业管理者如何确保制度的可持续性呢?

考勤工时管理制度毕竟不是企业经营活动的全部,我们既需要一套好的管理制度同时我们也需要能够非常容易的、公平、公正、透明的执行此项制度。这就需要企业借助一些性能良好且方便、易用最好能够在设定规则后自动处理的管理工具帮助企业方便、及时、正确的管理。一套好的考勤工时系统应该首先具备的是易用性和体现管理价值的快捷方便性,毕竟系统只是管理的一种手段,现场管理者无法花费大量的时间沉迷于系统的操作。而对于考勤工时的管理,无论是对于现场的主管或者是人力资源部门,首先每日要觉察的是当日实时的异常信息,这也是我们通常所讲的异常管理。管理者需要很方便、及时地了解某个时刻哪些人在岗,而哪些人有迟到、缺勤、请假等异常状况,从而及时掌握现场并给予调整,满足现场运营人员配置的要求,并能够及时处理异常。

 

其次系统应该是自适应式的自动运算的模式,也就是只要将企业所要求的合理的制度和政策规则放进系统,系统就应该根据员工的行为表现(如打卡、员工请假、漏打卡补卡、岗位调整、加班审批等行为)自动识别并予以计算。管理人员一旦需要便自动推送已经形成的实时的结果,而不再需要花费大量的时间去寻找、等待等。同时能够将管理者所需要的各种信息包括员工排班、实际出勤时间、出勤异常、加班请假等信息按照公司制度自动计算并按要求进行分类或者合并集中呈现。

第三时效性,系统能否将员工当天或者行为发生后的瞬间,即刻将相关岗位工时、加班信息、考勤异常信息或者关键员工的出勤、缺勤等信息及时的反馈给现场管理人员,方便一线主管实时的追踪员工具体在不同岗位的工时和活动状况,从而在运营过程中及时优化人员组成、降低现场可能存在的瓶颈和风险、进一步控制人工成本。让系统成为一个辅助经营或者生产运营的执行系统,而不仅仅是为了月底方便计算工资。

除此之外,任何一种管理政策或者制度不会是永恒不变,系统必须具备强大的灵活性和可配置性能够适应未来企业可能面临的政策制度的优化和调整。由于许多企业工时制度的复杂性,国内常用的考勤软件系统主要目的是为了收集打卡考勤数据并辅助计算,但碰到本文上述类似的复杂计算需求时往往无法应对,或者不得已通过开发暂时满足客户当前的需求。但通常这样实施周期较长,且如果客户一旦需求调整,客户自有人员通常不能调整系统,又要重新寻找原先开发的人员,而原先开发的团队或者公司有可能已经发生变化或者核心成员已经流失。所以一个稳定的供应商和具备一套经过市场历练几十年、成熟稳健的,并且除了具备良好的可配置性,同时又积累了丰富的最佳实践经验且性能良好的系统。无疑除了解决了基本的统计、计算等事物性的问题,同时在管理上又可以给客户带来更大的借鉴和参考价值。

综上所述,尽管对行人闯红灯的严格执法的效果我们仍将拭目以待。但对于企业,显然一套性能卓越的考勤工时管理系统是帮助企业落实精细工时考勤管理并能得以持续改善的有效手段。根据业界的一些权威机构的统计,仅在工时计算的自动化及错误率减少上面,就能帮企业减少工资总额0.3%~5%的人工成本。而我们看到在很多企业通过此方法并不仅是以降低人工成本为目的。其目的还在于在企业内部营造规范、透明、公平、公正的工作环境,提升员工工作效率并减少不必要的管理成本;同时将提升管理后的收益,部分或者全部回馈给绩效表现优异的员工。从而在企业内部建立正确激励机制,牵引和规范员工的行为。

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