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零售企业高品集团借助劳动力管理年节省1200万英镑
2013-08-08 打印本页
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行业: 零售
业务模式: 食品百货
员工数: 80,000
产品: Kronos 零售行业解决方案

收益

•付薪的加班时间已经每周减少3,500小时
•行政操作过程中减少了1百万张纸张的使用
•自助服务实现每月约3,000笔人事操作
•实施排班方案后一年内获得全部投资回报率
•准点率每周提高5,000小时
 
高品集团发起 ‘Right for Us’项目,旨在改变其管理2,400家食品店52,000名员工的方式。得到Kronos劳动力管理解决方案对该项目的大力支持后,高品集团现在已经可以确保正确的时间正确的员工以正确的成本在正确的地点工作,支持业务运营为顾客提供优质服务。

2009年, 受益于 ‘Right for Us’项目的平稳运行,高品集团收购了英国主要的便利零售商Somerfield并且面临着并购其他两家组织的新挑战。今天,Kronos系统的使用已经覆盖了高品集团 2,865家门店8万名员工。约有650家前Somerfield门店正在使用Kronos优化排班解决方案,该优化排班将在2011年底前在整个集团全面铺开。 
推出 ‘Right for Us’ 之前,高品集团每年花费在整个区域的薪资费用为4亿英镑。通过引入新的工作方法以及使用类似项目作为标杆,高品集团计划通过提高薪资准确性、更严格地控制工作时间,减少带薪病假以及更好地预测和排班每年节省1200万英镑。

项目亮点

•  完全改变和改善了员工排班、工时获取和薪资支付的方式

•  付薪的加班时间已经每周减少3,500小时

•  准点率每周提高5,000小时,对客服服务产生积极影响

•  发现10,000名员工之前的排班时间比合同中要求的少

•  薪资问询以及门店行政的时间大幅度降低

•  4个月内完成在每个门店的前沿指纹终端网络的设计、测试和实施

•  从耗费1百万张纸张转换成一个具有实时数据可见性的前沿解决方案

•  门店的自助功能实现了约每个月3,000笔人事操作

•  高品集团食品业务群中,每个门店的每个员工第一次因为工时的准确获取和公平支付而受到积极影响

•  仅仅9个月中就在所有门店中实施了领先的解决方案,项目高峰期每个月完成600项门店实施

•  部署排方案后,预计1年内获得完全的投资回报率

 

背景

截止2009年,高品集团是英国唯一一家没有使用系统自动实现工资处理和员工班次高效规划的大型零售商。工时的获取主要依靠手工而且方法各式各样,薪资支付过程的公正性和准确性难以维系,而且过程非常低效。除此以外,制定人事预算的程序很分散,所需劳动力以及可用劳动力的真实情况根本无法量化。
“我们以前使用的系统在当今竞争激烈的零售业环境中根本就没有容身之地,我们已经察觉到了改善门店流程,腾出更多时间满足客户需求的机会” Adrian Peace 解释到。
这样背景情况刺激了集团检讨下属的食品零售运作部门的战略性劳动力管理方案, 集团借此机会将原有的 ‘good with food’ 计划扩展到员工之一最重要的资源




‘Right for us’ – 转型变革

在上诉的背景下出现了‘Right for Us’项目,该转型变革计划旨在帮助高品集团管理更加高效公平地管理员工和下属食品店,并且统一门店管理满足更好地满足顾客的期望。 

Adrian Peace 表示,“我们在品牌方面做了许多努力,但是从消费者的反馈看出在某些门店,我们仍然有许多难题要去解决。我们需要更好——能更好地提供产品价值,更好地选择产品范围,更好地部署我们的员工。我们知道如果我们能把最基本的人的因素处理好,其他方面也会同样得到改善。”.

该项目选择用Kronos 劳动力解决方案取代旧有的劳动力管理系统,选用的产品包括通过指纹终端自动获取时间数据和优化排班。 ‘Right for Us’项目让门店的工作发生了重要变化,如果组织希望成功实现这一开创性的项目,就必须细致地管理这些变化。

 

“我们已经看到Kronos在Somerfield所取得的成绩,知道Kronos不仅拥有管理此类规模项目所需的专业领域知识、经验和灵活性, 而且能满足我们紧迫的项目期要求” Adrian Peace 这样解释。

Co-op


引入时间和考勤

2009年, 高品集团完成了项目的测试和上线,从CornWall到Shetland的2400家门店,每一家都实施了Kronos系统,与此同时对所有52000名员工进行培训,采集他们的生物特征。通过各地之间的紧密联系,工作变化得到细致沟通,员工的接受程度也很高。工会代表的意见得到采纳,对于为员工创造更加公平的工作环境全力支持。

该项目迅速凸显出工作实践中的许多矛盾的问题,并且出现一些惊人的发现:“领先的异常情况围绕着管理员工休息的各地规则不同,” Adrian Peace 说, “我们同时还发现许多准点率差的问题,20%的员工没有按照合规规定时间工作,我们甚至还在向一些已经离开企业的员工支付薪水。有史以来第一次,我们可以计算出运营一家门店的真实成本。”

整个项目的成功要求人事流程更加紧凑,保证门店经理能在新员工入职后马上将他们的信息输入系统确保薪资支付不会被耽误。高品集团还将经理自助引入到每家门店,让门店经理可以自己招收员工,实现了每个付薪周期内3000笔人事相关操作的自动完成。

根据Adrian Peace 介绍,“自从引入时间和考勤系统后,我们已经看到了一系列由此带来的好处,包括每周减少3500小时的加班时间,准点率每周提高了5000小时,在整个行政处理过程中节省了1百万张纸”.

 

与somerfield集成

正是在实施Kronos时间和考勤方案期间,高品集团宣布收购Somerfield, 此收购让高品集团的门店数达到2865家,员工数达到8万人。Somerfield之前已经使用Kronos系统获取员工时间、优化排班,该项目的实施获得巨大成功:减少了41%的缺勤,每年节省230万美元的加班费,提高了服务意识,将拥有复合技能的人才的比例从10%提高到65%。 

但是与Somerfield的集成并不是一件容易的事。两家公司的运营模式和文化完全不同,整个技术架构差异性也很大。“集成非常复杂,因为我们希望在保证Somerfield系统完整性的前提下重新re-plumbed into高品集团的EPOS和薪资系统中。这对于我们来说是一项技术挑战,而且容不得半点差错。毕竟正确地向员工支付薪水是天经地义的,所以时间和准确性都非常关键” Adrian Peace 说。Somerfield现在已经升级到Kronos系统的最新版本,而且已经完成了从SAP人事和薪酬系统向Oracle转移的过程。
 

优化排班带来更多收益

优化排班系统已经在前Somerfiled 大约650家门店实施就位,‘Right for Us’项目现在也进入最后阶段——在高品集团余下食品店中部署预测和排班系统。Kronos的优化员工排班系统需要对每家门店进行细致的研究分析,从门店的营业时间、店面面积到交易环境均需考虑在内。之后,整个优化就变成建立供需情况的一个方案。从供给方的角度,员工会被问及他们对工作时间的偏好,这一点对排班系统很重要。之后包括门店大小、位置以及交货计划、forecourt可用性等数据将被用于一并分析。从需求方的角度,高品集团将会考察历史交易数据,市场情况以及每个岗位完成任务所需的时间和动作数据。

 

Kronos 与包括EPOS, Oracle 人事薪资系统以及depot system在内的一系列重要系统均能集成,进一步为每家门店的优化员工班次创造条件。

“之前,我们缺乏一套科学的排班方法。门店经理需要耗费数小时来制定周度计划” Adrian Peace 介绍, “我们现在将更多的时间用于与员工沟通、设立技术等级和工时偏好、提高员工技能以保证每个员工都能胜任至少两个岗位——收银和其他岗位。采用Kronos优化排班 对于我们来说是一次具有变革意义的机会,我们因此可以有效地满足顾客需求以及员工的可用性。”

管理该项目的一个重要目标就是确保在整个过程的每一个步骤中,经理和员工都得到充分的咨询和沟通。这个项目非常谨慎,不仅关注技术培训同样非常关注对人员的影响。

“这是一个规模相当大的项目,项目计划非常复杂涉及到多个部门的不同利益。Kronos做为高品的一个重要的战略性伙伴,在整个过程中都为项目的实施提供了灵活负责的方案。整个项目的成功验证了我们团队内部,以及高品及Kronos 团队之间的合作精神。我们一直在对项目进行跟踪,并且在排班系统实施一年之内就看到了100%的投资回报率” Adrian Peace对项目总结时说道。

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