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“沟通”贯穿于绩效管理始终
2006-05-09 打印本页
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“洋为中用”是我们历来所倡导的,吸取西方先进的管理理念与思想为我所用也一直为当今众多企业所津津乐道。绩效管理正是其中的一种;然而目前,许多员工对绩效管理有一个让人很心痛的评价:“认认真真走形式”。很多企业花费了大量的人力、财力、精力去推行绩效管理,不但没有取得预期的效果,而且导致了上级和下级之间人际关系僵化。外来的和尚似乎并没有念好这本经。值得我们深思,为什么我们从西方舶来的管理方法在中国就不好用了呢?它是水土不服,还是我们并没有完全的理解它?

  这是一个讲科学的时代,没有神话,没有圣人,没有放之四海而皆准的固定真理。绩效管理先进的理念在与中国本土结合的过程中出现了水土不服的现象,在绩效管理实践中探索着中国式绩效管理模式。在探索中,我们试图寻找一些影响实施效果的关键因素,而“沟通”则是其中之一。

  “其实,绩效管理真不难,但前提是:管理层也好,部门经理也好,员工也好,只要能够坐在一起,开诚布公地讲实话,讲心里话。”在天津一家医药制造企业实施人力资源管理咨询项目时,公司人力资源总监给我们说出了发自心腹的感言。可见,绩效管理过程中,真诚沟通的作用不可小视。其实我们在大量的客户交流中发现,许多绩效管理问题都是因为部门之间、部门内部、层级之间缺乏沟通引起的。

  沟通的价值

  曾经一段时间内,很多人认为“谈话不值钱”,而“时间是金钱”,但根据Wastson Wyatt 2006年对美国和加拿大职员的调查研究表明,有效的员工沟通利于获得更高的财务绩效,他发现具有最有效沟通机制的公司,在2000到2004年期间,获得了91%的投资回报。美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析,结果发现:“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25%,其余75%决定于良好的人际沟通。

  顾名思义,“沟通”用水沟的“沟”,以及通畅、疏通的“通”;沟通是指发送者与接收者之间的信息传递、反馈和互相理解的过程。彼得•德鲁克提出了沟通的四大法则:沟通是理解力;沟通是期望;沟通创造要求;沟通和信息是不同的。另外,德鲁克还认为:人无法只靠一句话来沟通,总是得靠整个人来沟通,包括语言沟通(口头、书面等)和非语言沟通(身体语言、物体操控等)。

  美国绩效管理专家罗卜特•巴克沃给绩效管理下的定义更能体现沟通的价值:“绩效管理是一个持续的交流过程,该过程由员工和其直接主管之间达成的协议来保证完成,并在协议中对未来工作达成明确的目标和理解,并将可能受益的组织、经理及员工都融入到绩效管理系统中来。”

  如果在绩效管理过程中,公司与职员之间有了隔阂,造成了被考核者对制定的绩效目标感到不合理,对管理者没有能很好辅导其解决难题感到不满意,对绩效考核的结果感到不公平,……;这时,考核者就需要针对这些问题与被考核者进行沟通、沟通、再沟通,把不通的管道打通,通过对流达成共识,以在沟通中实现员工和组织的绩效改善。然而,中国企业将绩效计划、绩效控制、绩效考核和绩效反馈作为绩效管理的四大环节,却往往忽视了实施绩效管理成功的关键——沟通。

  绩效沟通的复杂性

  绩效管理是一个信息量大,涉及面广,工作环节多,目标要求高的活动,应该建立开放式的沟通网络。根据绩效管理的特点,最好采用全通道式的沟通网络,该网络应由众多的沟通渠道组成。例如,某医药制造企业对其针剂车间的主任的绩效进行管理,可能需要在车间主任、生产部经理、制定战略的高层决策者、人力资源部经理、质量部检验人员之间进行沟通,使意见和信息资料公开。而这种沟通一旦采用开放式、全通道式的网络,其复杂性必然很高。

  而且,从影响员工绩效的角度来看,不同的沟通要素可能会产生不同的员工绩效。沟通要素一般体现在以下八个方面:

(1)沟通频率:在一个考核周期内,考核者与被考核者沟通的次数。
(2)考核者沟通能力:考核者充分运用各种沟通技巧实现沟通目标的能力。
(3)考核者沟通风格:分为四种基本类型——命令型、指导型、扶持型、委托型。
(4)被考核者个性特征:包括被考核者的性别、年龄、偏好、教育、收入、职位等。
(5)被考核者参与程度:被考核者在绩效沟通中参与的程度。
(6)沟通障碍:包括被考核者障碍、理解障碍和考核者障碍三类,具体体现在地位影响、语义问题、感觉失真、文化差异、环境混乱、信息渠道选择不当、无反馈等。
(7)沟通类型:包括写作、会议沟通、面谈、谈判、演讲、倾听等。
(8)沟通方向:分为上向下、平行和下向上三种。

  绩效管理难以实施的症结之一在于沟通不畅。而沟通不畅可能是由于上述八大沟通要素中部分要素所引起的。而且,从绩效管理的流程来看,绩效沟通并不是在绩效反馈时才开始,而是贯穿于整个绩效管理过程中,持续不断的进行,并且是双向的沟通。那么沟通在绩效管理的各个环节中应该如何应用呢?

  前期知识传播——理念沟通

  听过幼儿园里的一则小故事:幼儿老师问起孩子们雪化了变成什么,众多孩子争先恐后地回答说变成了水,只有一个小朋友怯怯地说:“雪化了变成春天……”。结果却是惹来了老师严厉的呵斥以及其他小朋友们的嘲笑。为什么?可能是因为缺少在相同规则下的认知。同样,在绩效管理实施之前,如果没有就绩效管理理论与方法达成共识,要想实施成功也许只能是一种奢望。

  在咨询项目的前期访谈过程中,发现,很多企业员工在谈到绩效考核时,存在明显抵触情绪,认为绩效考核是企业用来控制他们的工具,企业可以主观克扣薪金,没有合理依据就对他们进行升迁与降职。员工的这些心态与看法,反映出员工对现有绩效考核体系的不信任。

  因此,企业在实施绩效管理之前,要做好充分的宣传工作,要把绩效管理的真正意义传达到位,不仅要让管理者认识到绩效考核是绩效管理的最重要的手段,不是主管对员工挥舞的“大棒”,也不应成为无原则“和稀泥”式的每人都好;并且要让员工认识到绩效考核也不是为了制造员工间的差距,而是实事求是地发现员工工作的优劣,以扬长避短,实现员工绩效的持续改善。

  绩效管理理念的传播,可采用全员培训、学术报告会、专题讲座、动员大会、小范围的学习讨论等形式,让全体员工对绩效管理产生正确而清醒的认识,掌握绩效沟通的方法,建立起系统沟通的制度保障,通过制度规定来强化沟通的执行,培养员工沟通意识,最终实现由抵触沟通到为解决问题、提高绩效而乐意主动沟通的习惯。

  绩效目标设定——目标反复沟通

  制定绩效目标是整个绩效管理体系中最重要的环节。目前,国内有很多企业由于缺乏有效的战略沟通,在制订战略规划后,很难将企业的战略意图和目标清晰地传达给员工,从而导致部门、员工在制定各自目标时,缺少了共同依据的方向和目标。

  在绩效目标制定时,双方采用面谈的方式进行沟通。公司战略目标制定时是高层管者之间的沟通;部门目标制定时是中、高层管理者之间依据部门职责说明书进行的沟通;岗位目标制定时是中层管理者与员工之间依据岗位职责说明书进行的沟通。在目标建立的同时要确定绩效考核的标准,考核标准制定得是否恰到好处,与不同级别员工之间沟通的程度有很大关系。

  通过目标本身的沟通让员工明确自己的工作目标后,接着就要针对实现目标所需要采取的正确方法和措施进行沟通。确定达成目标所要采取的最佳措施后,就是需要沟通完成目标所需的资源支持。首先明确资源的来源,怎样才能利用到必需的资源,如果没有这种资源有什么资源可以代替等。

  绩效过程辅导——过程频繁沟通

  绩效实施过程辅导是用来保障员工按照绩效计划进行实施,并及时纠正实施中的偏差。在明确了绩效计划后,员工开始绩效计划的实施;在实施中,直线经理通过沟通,了解员工的工作进展情况和遇到的障碍,并有义务为员工提供所需要的培训和必要的资源支持和技术帮助,解决员工在权力、技术、资源、经验、方法上的困难,确保员工顺利完成目标。

  同时,直线经理应及时将员工平时的工作表现反馈给员工,使得员工的行为不会偏离绩效目标。当员工表现优秀的时候给予及时的表扬和鼓励,以扩大正面行为所带来的积极影响,强化员工的积极表现,对员工工作的认可。反之,当员工表现不好,没有按照计划完成工作的时候,也要真诚的提出,帮助其改正和调整。

  在绩效实施过程中,直线经理与员工所进行日常沟通分正式和非正式的,定期和非定期的,具体的形式主要有:正式的工作总结;定期同员工谈心;定期召开工作汇报例会;收集和记录员工行为或结果的关键事件或数据;非正式的走动与即兴沟通;临时性针对问题的沟通;非正式的表扬和批评;工作空余时间的闲聊等。

  绩效结果沟通——结果积极沟通

  绩效考核结果的沟通主要包括员工目标完成情况、没有达到目标的原因分析等内容。具体来说,沟通的内容一般包括三个方面。其一,结果反馈与肯定。考核者与被考核者讨论员工上一阶段的绩效结果,使员工有机会提出对考核结果的意见,力争对考核结果达成共识。第二,问题诊断。针对部分未达目标,考核者与被考核者共同分析产生的原因,并分析如何消除这些因素的影响,制定员工训练和辅导计划,同时拟定下一阶段改进的方向与计划。第三,员工激励。考核者针对考核结果与被考核者沟通激励计划,并鼓励其取长补短。

  然而,在实际工作中,直线经理对绩效面谈工作深感头疼,很多时候是敷衍了事、走走形式而已。直线经理不知道如何将考核结果有效地反馈给员工;因为员工在反馈过程中,很容易产生自我防卫的抵抗情绪,甚至会与上司争辩,结果不仅预期的目标不能达到,反而影响两者的关系,出现彼此很尴尬的场面。

  如何才
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