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外包人力资源系统的整合途径
2009-12-23 打印本页
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  如今,大部分的人力资源从业人员都有一个共同的目标,那就是向公司证实人力资源部门所创造的附加价值。通过减少薪酬处理过程中所出现的错误或者使医疗和社会福利的处理实现自动化等方式,大多数人达到了提高工作效率的目的。

  然而,仅对某项单一的职能予以关注有时是远远不够的,人力资源处理过程中的各个环节应该是紧密结合的。例如,即使薪酬系统成功升级,如果仍采用原有的低效的福利处理系统或手工考勤记录流程,其作用往往会大打折扣。

  因此,实现附加价值的一个关键途径就是提升人力资源部门的整体水平。

  作为全球领先的人力资源外包服务提供商,ADP曾经委托PricewaterhouseCoopers (PwC)在美国进行了一项研究,评估如果将人力资源系统外包给使用各种处理平台的不同提供商,会对人力资源服务的成本、绩效和客户满意度造成什么样的影响。超过140家机构参加了此次研究,而这些机构来自各个行业,并且平均雇员数量都在5000名以上。

  研究发现,未进行整合的人力资源服务会引发一笔每年每位员工约为104美元的费用,而对于大多数机构来讲,这笔费用相当于6%的年度人力资源和薪酬预算。这主要应归结于人力资源部门所普遍面对的三个挑战:

  1、 拼凑系统

  由于公司管理结构或者并购活动的原因,可能产生多样的基础服务结构。对于一般机构来讲,将多种软件平台用于时间和劳动力管理(TLM),福利管理或人力资源信息系统(HRIS)是一件很寻常的事情。这些繁冗的系统使公司不得不升级系统接口、增加手工处理环节或者购买额外的软件来连接两个不同的系统。

  通过此次研究,将近70%参与研究的受访机构都表示他们预计在实现系统整合的个性化要求及购买相关的软件方面将会产生费用。由于工作效率低下,一半以上的受访企业预计会在人力资源管理的时间、报告以及合规方面产生额外的费用,并且有超过四分之一的机构预计会由于使用多个处理平台和不同的提供商,导致薪酬或福利处理错误而产生额外费用。

  2、 缺乏自助式服务

  人力资源专业人士发现自助式服务是实现雇员访问个人信息并进行实时管理的一种非常有价值的工具。

  根据此次研究,大约60%参与研究的受访机构都表示,对于雇员以及管理者在诸如薪酬和人力资源等各类系统内所记录的信息,缺乏一个整合的自助式服务平台进行支持。人工数据输入不仅增加了错误发生的可能性,而且要求额外的时间来多次输入信息,这对于雇员对工作的满意度无疑是一个挑战。另外,如果人力资源部门经常被这类日常问题牵扯太多精力的话,那么这将减少他们花费在战略发展方面的时间。

  3、 分散的时间及劳动力管理

  由于时间和劳动力管理系统各不相同或者这些系统的功能不够强大,人力资源专业人士经常需要花时间从事琐碎的薪酬处理事务。许多机构并没有指派专门的人员来负责时间和劳动力管理系统的运作和绩效,这使得此类系统总是得不到专门的管理。

  同样,非自动化的时间和劳动力管理系统并不具备像上班记录、时间安排、工作表现回顾之类的功能,并且在处理像加班费和假期记录之类的事务时,也不能和公司的内部规定保持一致。
此次研究表明,在所有研究涉及到的领域当中,时间和劳动力管理系统的效力排名是最低的。

  采取整合的解决方式

  相反,享受整合人力资源服务的公司则显示出更高的满意程度,并且也表示不会由于效率低下而发生额外的费用。

  当享受服务外包或者使用一个共享服务模式的时候,很少有雇主要求进行软件升级或者系统定制。由于没有这些压力,雇主会有更多的时间和资源来集中提升企业内部的人力资源运营。大约有六成的企业在享受了整合的人力资源服务后表示他们的费用有所降低。还有一些公司虽然没有报告费用方面的节约,却明确指出了由于整合系统的强大功能性和良好的数据支持,人力资源服务所带来的价值有显著的提升。因此,由于使用了整合的人力资源服务而在每个员工身上所节省的104美元,可以用于提升人力资源部门的职能水平,比如培养更好的决策能力和更为迅捷的报告系统。
集中化的人力资源解决方案通常具备完善的功能和终端用户工具,可以提供自助式服务和在线福利管理,因此这也使雇员的满意程度得到了提升。

  最后,在进行服务外包或者使用一个共享服务模式的时候,提供商必须负责数据报告并且保证合规。例如,当使用人力资源业务流程外包解决方案时,提供商需要提供全面的系统报告并且对于所发生的任何错误承担责任。公司则由此节省了宝贵的时间,无需处理诸如数据输入等人工流程,这使得人力资源部门的人员能够集中精力来发展战略管理。

  虽然没有一体适用的人力资源解决方案,但通过建立一个集成化的平台来提供人力资源服务,就能将更多的时间有效地应用在商务战略部署上来,并将更多的资源用于提高企业的实际运营能力方面;同时,来自合规和报告的日常压力也将有所缓解。总之,在整合了不同提供商基于多个平台所提供的人力资源服务后,人力资源部门的绩效也将得到提高,从而使得人力资源成为一个更为战略化的职能部门并最终实现其商业发展目标。

  关于作者
  Amy Daniel担任ADP全美客户服务部的副总裁。ADP全美客户服务部为超过5000家大雇主提供人力资源、薪酬和福利解决方案。

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