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人力资源部正在流失资金……但是问题在哪里?
2009-12-23 打印本页
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  今天,美国的人力资源专家有一个共同的目标——为其公司展示人力资源部门的巨大价值。为此,不少人力资源专家将目光投向了提高效率的措施,如减少薪酬处理错误、自动登记员工的医疗及福利。

  但是,将目光局限于特定功能的改善,无疑显得有些短视。人力资源处理是一个错综复杂的过程,例如,即使薪酬系统顺利升级,那么仍然有可能由于滞后的福利系统,或者耗时的基于纸张的处理而前功尽弃。

  要提高人力资源部的附加值,唯有对整个人力资源部做一个整体的提升。不同的供应商、不同的系统,不仅令雇主的系统功能大大损失,同时也浪费了宝贵的时间和金钱。

  ADP最近携手普华永道公司就多平台、多供应商的非集成人力资源系统在人力资源服务的成本、绩效及满意度等方面的评估进行了调查。140多家公司参与了此项调查,这些公司分布各个行业,平均雇员数量超过5千。调查显示,非集成的人力资源服务会导致成本增加,对于每位员工公司每年的损失为104美元,其中不少公司的损失可能高达年度人力资源及薪酬预算的6%。

  调查更进一步指出,损失主要归结为三个因素,而这三个因素也是美国人力资源机构普遍面临的问题:

  1.  支离破碎的系统

  对于一家公司或一个部门,公司管理架构调整、收购或合并都可能产生多种服务架构。一家公司拥有多套时间人力管理(TLM)系统、福利管理或人力资源信息(HRIS)系统已经屡见不鲜。这些“人浮于事”的架构, 需要公司进一步开发多种系统接口、增加手工操作、购置额外软件,以将这些服务系统连接起来。

  根据普华永道的研究,约70%的受访者表示,他们认为在系统集成和定制,以及软件方面增加了投入。50%以上的受访者认为,由于效率不高,例如人力资源管理时间增加、报告生成及法律协调,费用会随之增加。超过1/4的人认为,由于多平台、多福利政策,令薪酬及福利的工作量大大增加,使得成本进一步增加。

  2.  缺少自助服务

  人力资源专家发现,自助服务是员工使用及管理个人信息的实用工具;若是能在一周7天,一天24小时随时可以查询和管理,则更能发挥巨大作用。

  调查显示,大约60%的受访者表示公司目前没有自助服务,不能将员工或经理集成到多个系统,如薪酬及人力资源系统,若要改变可能带来巨大挑战。由于数据不是自动传输的,手工数据输入将会增加潜在的错误,并需要多次输入同样的信息,大大耗费了时间,这将使得员工的满意度降低。此外,如果人力资源部门被卷入到解决这些问题中去,精力将被分散,使得从事战略决策的时间大大缩短。

  3.  分散的时间和人力管理

  如果有多套时间和人力管理(TLM)系统,或不适合的TLM系统,人力资源专家就要被动牵涉到管理薪酬活动中去。不少公司没有针对TLM的正式、负责任的TLM提供商,令TLM系统成为了公司的孤儿。

  此外,非自动化的TLM系统不能够提供一些实用的功能,如雇员跟踪、规划、表现回顾、同公司规则匹配(如加班工资、假期跟踪等)。

  在本次调查中,TLM在所有涉及的领域中是效力最低的服务项目。

  开始集成之旅

  反过来,若是公司具有集中的人力资源系统将是什么样的?调查显示,首先满意度更高,其次,未来由于效率不高产生成本的可能性更低。

  若将人力资源外包,或者采用共享的服务模式,被调查的大部分雇主认为可以省去软件升级或系统定制的麻烦及成本。没有这项负担,雇主就可有更多时间及资源投入到提升内部人力资源处理中来。调查中,在尝试过集成人力资源系统的10家公司中,有6家表示节约了成本。而没有报告节约成本的公司中,大部分表示由于系统的功能性更佳,处理数据更好,使得系统的附加值大大增加。此外,集成的系统能为每位员工节约104美金,这可转化为投资,进一步提升系统功能性,如增强决策能力或增强报告的可靠性。

  采用集中的处理,借助综合的功能及终端用户工具,还可提高员工的满意度,如自助服务和在线福利管理等。

  最后,当采用外包或使用共享的服务时,数据报告及一致性就成为供应商的责任了。当使用人力资源业务流程外包(BPO)解决方案时,如ADP提供的“综合外包服务”,供应商不仅负责提供完整的报告,并对任何错误承担责任。由于杜绝了手工或基于纸张的处理,如数据输入,公司可以节约大量高贵时间,令其可以在战略决策上投入更多精力。

  尽管一个方案并不能解决所有问题,但是通过为人力资源处理打造集成的平台,无疑可以为商务战略决策匀下更多时间、为提高系统功能留下更多资金、大大减轻法律法规更改和生成报告的压力。最终,将多供应商、多平台的人力资源系统集成处理,将提升人力资源部门的综合绩效,使得人力资源部门向公司的战略机构更进一步,帮助企业达成商务目标。

  关于作者:
  作为ADP雇主服务部门北美全国客户服务部市场副总裁,Amy Daniels目前负责公司的市场传播项目、市场情报项目和定价策略。全国客户服务部为大型雇主提供整套人力资源、福利及薪酬解决方案,服务客户超过5,000家。Daniels在市场服务和技术以及管理上具备15年的经验,并且集中在金融和管理服务领域。她毕业于乔治亚理工大学,并获得Emory大学Goizueta商学院MBA。
 
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