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无纸化办公演变提速 薪酬福利处理步步为营
2009-12-23 打印本页
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在今日商务世界,无纸化办公、网络技术被提到前所未有的高度。从网上银行到网络会议,不少机构已经认识到减少对基于纸张的传统业务处理的依赖可以创造巨大价值,所以无纸化办公成为了各企业追求的目标,并且一直平稳发展。而在人力资源行业,其肇始就是1970年代开始的“直接发放薪资(英文为direct deposit,或叫直接存款)”业务。

直接发放薪资,是自动化、无纸化薪资发放的开始。雇主不再将薪资装在信封里发给员工,而是通过ACH(自动清算所)直接将员工的净收入打到他/她的银行帐户中。现在直接发放薪资已成为薪资发放的通行做法,从2003年到现在,美国联邦储备委员会减少了50%的纸质支票,而在今年二月份,委员会更宣布到了2010年将停止处理纸质支票。

尽管直接发放薪资对薪酬和人力资源领域具有重大意义,但仍然只是无纸化薪酬处理踏出的第一步。随着在线支付技术、薪资卡和基于网络的福利管理技术的开发和完善,无纸化薪酬处理得到突飞猛进的发展。

在线支付声明

直接发放薪资减少了现钞的使用,但是雇员仍然需要阶段性的了解其收入和支出。过去通常是雇主发给雇员工资单。现在不少雇主提供在线的支付声明系统,雇员只需登录公司薪酬网页,输入其个人帐号和密码,即可查看和打印相关信息。

目前,ADP提供iPay服务——这是基于网络的薪酬信息解决方案,可让员工通过安全网页查看其工资及净收入。当这款产品首次推出的时候,不少公司发现要说服员工采用此套在线薪酬解决方案颇具挑战性,而到了今天,此款产品已被不同类型和规模的企业大量采用。

薪资卡

由于直接发放薪资和在线支付声明技术的发展,无纸化薪酬处理向前迈进了一大步。但是为了让无纸化薪酬处理更好地运转,我们还需要为没有银行帐户的雇员提供解决方案,而薪资卡则成为了无银行帐户员工的无纸化解决方案。

借助薪资卡,雇主每隔一段时间向员工的卡中汇入工资即可。根据实际情况需要,雇主也可往卡上打一部分钱,另一部分存入到银行账户,或以支票支付。和银行发行的借记卡一样,薪资卡可用于购物,从零售商处兑换现钞,甚至在ATM机上取款。薪资卡最出色的是,如果卡被遗失或被盗,由于薪资卡受到个人识别密码(PIN)保护,雇员可以轻松换卡,保证存款安全。

感谢日益革新的技术,越来越多的雇主选择了薪资卡,让员工享受到其中的便利。在2006年,ADP为雇主签发了将近305,000张TotalPay薪资卡,相对2005年增长121%。

基于网络的福利管理

随着整套无纸化薪酬处理解决方案的出现, 让我们能继续深入探讨针对福利管理的其他解决方案。现在网络技术已被各类公司采纳,让雇员可以自主地在线上管理其薪酬及福利信息:员工登陆公司薪酬网站之后,可选择参与哪些福利项目,管理弹性消费账户(Flexible Spending Account ,简写FSA),更新地址、税收等个人信息。

雇主也可采用网络工具进行年度公开福利登记(Open Enrollment)。在1990年代初期,公开福利登记是人力资源部门费时费力、高成本的工作,涉及到大量的纸质表格,往往需要手工往雇主系统中输入数据,并从供应商系统中取出打印纸张。为了有效管理大量数据输入,不少企业增加了投资,雇佣临时员工,要求公司员工加班等等。

在1990年代中期,交互式语音(Interactive Voice Response,简写IVR)技术为公开福利登记提供了简化的选项。借助IVR 技术,雇员拨入录音电话,输入确认信息,之后就可选择福利项目。虽然这种效率比以前的手工操作有所提高,但是无疑也不是理想的处理系统。

到了1998年,网站迅速发展,让雇员可以查看福利规划信息,计算哪种方案最适合他们,并可在线申请。申请信息将以电子形式传送到登记系统。只要有网络接入,雇员就可一周7天、一天24小时查看福利信息,这大大方便了繁忙的职场人士,在晚上或周末他们可以和配偶一起查看福利信息并申请方案。由于便利性大大提高,雇员非常积极地采纳了这个技术,以ADP最新的公开福利登记为例,大约50%的雇员在其非工作时间选择了福利方案。

基于网络的福利管理还可减少员工处理所得税和福利扣款等潜在错误。此外,让每位雇员可查看个人信息和数据,这大大减少了向薪酬及人力资源部门询问的频率,人力资源部门可将主要精力投入到更具战略性的项目开发和实施中。

借助无线技术提升人力资源管理

向前展望,无线技术可为无纸化薪酬及人力资源管理带来什么样的独特价值?

无线设备现已渗透到了世界各个角落,雇员对无线设备的娴熟程度超过我们的想像,而雇主则可将薪酬及人力资源最新通知直接发送到雇员的无线设备,如移动电话、数码电话或个人数码助理(PDA)。

无线技术可以简化一系列薪酬及福利解决处理,如发放工资通知,传播福利信息,或提交表格数据和业务支出报告,而这些工作在世界任何地点都可进行。

时间将告诉我们雇主将在何时、如何融入到无纸化解决方案。毫无疑问的是,无纸化项目仍需在未来继续改善,增加新的工具和处理模式,为雇主和雇员的薪酬及人力资源管理提供更好的服务。 

无纸化演变是一个自然而然,不可阻挡的过程,需要员工逐步适应。外包服务提供商应在技术开发继续保持积极的心态,继续探索如何将其他最新技术融入薪酬及人力资源处理领域。尽管流程在不断改变,但是目标始终一样——提高效率、降低成本,减少雇主在行政工作上的时间,让雇员更好地管理个人信息。随着新技术的应用和员工习惯的改变,我们坚信这个演变将会自然而然地发生。

Dara Brenner为Automatic Data Processing(ADP)公司全国客户服务市场部副总裁。

2007@ADP公司。版权所有。

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