一个急躁的老板容易需要更多的维护工作——杰克·韦尔奇就是如此。他的书桌表面总在不断变化，这跟好莱坞版本中总裁的桌子大相径庭，电影里的桌子总是50平方英寸的闪闪发亮的桃木，表面惟一突起的地方是芒特·布朗特钢笔架，孩子和金色猎犬的合影放在皮边的相框里。如果用航海做类比，那么杰克的书桌更像个航空母舰而非光滑的游艇或乏味的拖船。韦尔奇航空母舰的船头迎风破浪，整个母舰全速向前，井然有序，准备好发出全部兵力进攻飞机。
我就是空军主任。我通常会在晚上他离开后架起飞行甲板。我很有必要在回家前整理好书桌，否则第二天就要面临这个令人生畏的任务。我不想冒险，让他万一比我早到办公室时发现一个凌乱的书桌。必须准备好飞行甲板，这样才能立即起飞。仔细协调安排，这样杰克知道他每天可以在同样的地方找到具体门类的资料。为了一望即知，我把文件贴上颜色标签：蓝色是个人文件，黄色是内部文件，红色是供阅读的，橘色是外部文件，绿色是要签名的。每层都占据同一个领域（直到堆得太高翻倒）。
杰克喜欢四处搬动文件，这样文件夹很快就铺得四处都是。往往是内容本来还好好的待在文件夹周围，但不到10分钟我就会听到杰克叫：“小罗，……在哪里？”我就得大声回答，“电话左边，黄色文件夹，上面数三页。”
正如我先前提到的，杰克·韦尔奇的急躁使他思考方式随心所欲：我要一张纸，所以就应该找到这张纸直接放到我的右手边——而且要马上。我猜想他自从六个月大起就这样了，要求他妈妈立刻找到掉出摇篮栏杆外面的玩具。真正了不起的是他能够训练一个成人的生活方式和工作方式跟他配合，确保总是能找到玩具。
当他从书桌旁起来，走进旁边的会议室或其他地方，我就会冲进他的办公室整理一下。我学会不要太有洁癖否则他会抱怨我把他的东西搞乱了，拿走他还在阅读的文件。我这种打一枪就跑的突袭，跟他暂时离开的时间配合，是暂时维持一点点整齐的权宜之计。当他真离开办公室，在大楼的另一方开一个长会时，我就会做个大扫除和清理。这种情况下，我会拿进来新的资料，把已经处理的旧文件扔掉。我一天要做十来次清理。
杰克旅行时，旅行前我会把他的公文包整理成桌面的形式。同样用颜色做标签的文件夹会放在固定位置上，这样他就会知道去哪里找需要的资料。我会把白天的日程贴上黄色的塑料封面，而文件或整个文件夹可以在路上翻阅（“小罗，在哪里？”“在红色文件夹里。”“我昨晚把红色文件夹落在家里了。”），他仔细地保护好日程本，知道丢失的严重后果——虽然我每天24小时都有备份，但它总是在我的电脑里。
虽然这些细节似乎像芝麻小事，我在此罗列有两大理由。第一是震惊作用。虽然我们把一些商业领袖神化——自从一些公司由于经营不善而衰落后这种倾向有所衰退——事实是，他们需要精心的基础支持体系。第二个理由是教育价值。重要的是明白，要使我们的上级有效工作需要什么。各个地方和各个人的具体情况有所不同，但我们要摆脱各管各的态度。没有人能够单枪匹马成功。
我们需要后勤职员帮助我们做自己的工作。没有人可以单枪匹马另一个清理项目可以说明基础后勤系统可以做到什么程度：废纸检查。当杰克离开他的书桌时，我需要确定自己知道他朝垃圾桶里扔了什么。他看的大部分东西——如果我的工作做好了——非常重要，有可能涉及某种后续工作。在回信中，他会把指示写在信的边缘或者把一个主管名字的首字母写在信笺头上，以提示要寄给谁。但是有些东西就很不确定。他可能想看，也可能不想看。这种情况下，如果他把文件扔进垃圾箱，我就不知道这件事情是怎么处理的。有人可能会就这件事一周后打电话问我而我就无法回答。我不能仅仅假设文件已经被扔掉；他可能把它放在一边，或者材料可能放错了位置。
杰克从来都不喜欢我检查废纸。当他看到我这么做时，就会说：“你他妈在干什么？我已经扔了！”我想他害怕自己扔掉的东西会又回到他的书桌上，害得他浪费时间再读一次。我一直解释说，我确实需要知道他扔掉了什么，这样我们就可以堆放在那里——这有点像“阿鲁巴岛旅游手册——被某人扔掉”。然后我就可以告诉持之以恒的房地产经纪不要再骚扰我们。而我的回复会典型地裹上糖衣炮弹：“韦尔奇先生已经审阅过您的材料并已经决定不再进行这项投资。”
如果你对通过垃圾箱管理感到为难，这也是可以理解的，但毫无必要这么想。我并没有感到为难。每个人都有自己对于丢脸的定义和门槛。对我来说，材料来去无踪而自己一无所知——那才是丢脸。 |
